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So schreibe ich Woche für Woche E-Mails auf Deutsch und Englisch

Datum: August 24, 2025

E-Mails auf Deutsch und Englisch

Am liebsten würde ich Ihnen erzählen, dass ich über einen eleganten, mehrsprachigen Workflow verfüge, der mich wie eine Art „Corporate Bond-Villain“ wirken lässt – jemand, der scheinbar mühelos zwischen den Sprachen wechselt, während er Espresso trinkt und perfekt formulierte Nachrichten auf Englisch und Deutsch verschickt.

Die Wahrheit?

Mein Alltag sieht anders aus: Ich sitze vor dem Laptop, murmele vor mich hin, öffne drei Tabs, um zu überprüfen, ob das Verb wirklich an der richtigen Stelle steht, und lese manchmal eine E-Mail aus der letzten Woche noch einmal – nur um mir eine gute Formulierung von mir selbst zu klauen.

Etwas, das Ihnen kaum jemand verrät – aber ich tue es: Auch wenn man fließend mehrere Sprachen spricht, ist professionelles Schreiben ein ganz anderer Muskel als ein Gespräch mit Freunden.

Und wenn man diesen Muskel nicht regelmäßig trainiert, verkrampft er – und Ihr Stil gleich mit.

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Der mentale Schaltwechsel ist real

Ich schreibe jede Woche E-Mails auf Deutsch und Englisch, weil mein Arbeits- und Privatleben zwischen diesen beiden Sprachen aufgeteilt ist. Auf Englisch ist mein Tonfall etwas wärmer, lockerer. Auf Deutsch dagegen direkter, strukturierter – und, ich gebe es zu, ich reagiere leicht allergisch auf zu viele Adjektive.

Dabei geht es nicht einfach um Übersetzen. Es ist ein Kulturwechsel mitten im Satz. Ein englischer Kunde freut sich vielleicht über eine freundliche Einleitung wie „Hope you had a great weekend!“.

Ein deutscher Geschäftskontakt dagegen empfindet das oft als unnötige Floskel und fragt sich, warum ich seine Zeit mit solchen Sätzen verschwende.

Dieser Schaltwechsel ist nicht immer einfach. Mein Kopf schickt den falschen Ton manchmal in die falsche Sprache. Einmal habe ich eine deutsche Business-Mail mit dem Satz begonnen: „I hope you’re doing well and staying safe.“ Die Antwort war: „Ja. Warum?“

Mein nicht ganz so glamouröser Prozess

So läuft es tatsächlich, wenn ich meine bilingualen E-Mail-Wochen jongliere:

Schritt 1: Ich wähle die Sprache, in der ich am schnellsten denken kann.

Wenn das Thema komplex ist, starte ich in der Sprache, in der sich die Gedanken leichter greifen lassen. Mal ist das Englisch, mal Deutsch.

Schritt 2: Ich schalte in mein „anderes Ich“.

Die Englisch-schreibende Version von mir ist lockerer, fast spielerisch. Die Deutsch-schreibende Version prüft doppelt, ob jede Nebensatzkonstruktion sitzt und ob ich nicht versehentlich zu plauderhaft klinge.

Schritt 3: Ich klaue bei mir selbst.

Habe ich schon einmal etwas Ähnliches formuliert, kopiere und passe ich es an. Warum sollte ich eine gute Abschlussformel neu erfinden, wenn sie schon da ist?

Schritt 4: Ich lese alles laut.

Nicht um Grammatikfehler zu finden, sondern wegen des Tons. Klingt es so, als gehöre ich wirklich in diese Sprache? Oder wie jemand, der sich zu sehr anstrengt und dadurch unbeholfen wirkt?

Lesetipps für Sie:

Die Fallen, die ich gelernt habe zu vermeiden

Wenn man jede Woche in zwei Sprachen schreibt, erkennt man schnell die kleinen Stolperfallen, in die man immer wieder tritt. Das hier sind meine – und ja, ich bin in jede von ihnen schon mehr als einmal hineingetappt.

  • Wörtliche Übersetzungen. Der schnellste Weg, unnatürlich zu wirken, ist es, eine englische Redewendung Wort für Wort ins Deutsche zu übertragen (oder umgekehrt). „Looking forward to hearing from you“ passt wunderbar ins Englische. Im Deutschen klingt „Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören“ … okay, aber es gibt deutlich elegantere Varianten.
  • Vergessen, wer der Empfänger ist. Deutsche Geschäftsmails sind meist formell – es sei denn, man kennt die Person sehr gut. Englische Mails dürfen dagegen freundlich sein, ohne an Professionalität zu verlieren. Wenn man das verwechselt, wirkt man im Englischen schnell kühl oder im Deutschen zu kumpelhaft – beides ist ein absolutes No-Go.
  • Überkompensation. Manchmal versuche ich zu sehr, meine Sprachsicherheit zu „beweisen“ – und schreibe dann Sätze, die kein Muttersprachler je so formulieren würde. In solchen Momenten zwinge ich mich bewusst dazu, zu vereinfachen.

Meine kleinen bilingualen Tricks

Denn man muss hier kein Held sein:

  • Ich führe für jede Sprache eine eigene „Phrasenbank“ – kurze, wiederverwendbare Formulierungen für Begrüßungen, Abschlüsse und knifflige Übergänge.
  • Ich speichere gute Beispielmails (sowohl gesendete als auch empfangene), um bei Bedarf schnell Strukturen nachschauen zu können.
  • Ich nutze die „Später senden“-Funktion, wenn ich müde bin. Müde Polyglotten sollten keine Mails losschicken – das ist ein gefährlicher Sport.

Was ich gerne früher gewusst hätte

Man muss nicht in beiden Sprachen vollkommen symmetrisch perfekt sein. Meine englischen E-Mails werden immer etwas lockerer und idiomatischer klingen, weil ein größerer Teil meines Arbeitslebens auf Englisch stattfindet. Meine deutschen E-Mails dagegen bleiben ein wenig schärfer, strukturierter, disziplinierter – und das ist völlig in Ordnung.

Das Ziel ist nicht, beide Sprachen identisch klingen zu lassen. Das Ziel ist, dass jede E-Mail in ihrer Sprache natürlich wirkt.

Und ja – manchmal google ich immer noch „German business email openings“, als wäre ich Anfängerin. Fließend zu sein bedeutet nicht, alles ständig im Kopf zu haben. Es bedeutet vielmehr zu wissen, wo man nachschauen kann, wenn man es braucht.

Jetzt sind Sie dran

Schreiben Sie auch regelmäßig in mehr als einer Sprache? Versuchen Sie, denselben Ton beizubehalten – oder verändert sich Ihre „Arbeitsstimme“ je nach Sprache?

Mich würde interessieren, wie Sie das meistern.

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Wer schreibt hier?

krystyna trushyna polyglot

Ich bin Krystyna – ich liebe Sprachen und zeige in meinem Blog, wie man sie wirklich lernen kann. Ich spreche Russisch, Deutsch, Englisch und Ukrainisch – und lerne aktuell Italienisch, Türkisch, Spanisch und Französisch.

Für mich hat Sprachenlernen nichts mit Talent zu tun, sondern mit klaren Methoden, kleinen Routinen und echter Neugier.

In meinem Blog erfahren Sie, wie man auch mit wenig Zeit Schritt für Schritt vorankommt – ehrlich, alltagstauglich und ohne leere Versprechen.

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