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Dienstag, 11. Dezember 2012

Akten gekonnt ausmisten : Was nicht in den Papierkorb gehört

Kennen Sie das auch? Ordner mit alten Rechnungen, Quittungen und Verträgen quellen über. Aber man traut sich nicht, auch nur irgendetwas wegzuschmeißen, man könnte es ja noch gebrauchen. Oder brauchen müssen. Wir haben eine Expertin begleitet, die sich auskennt mit Zetteln und Quittungen in Privathaushalten.

Tausende Kartons. Darin Ordner mit wichtigen Unterlagen. Bei der Aktenvernichtungsfirma Rhenus lagern hier in Neukölln über 30 Kilometer Ordner. Das Unternehmen kümmert sich bundesweit um die Lagerung und – bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist – um die Vernichtung der Aktenberge seiner Großkunden. Und zum Jahreswechsel ist hier Hochkonjunktur – Verjährungsfristen laufen ab:

Till-Martin Schuldt, Rhenus: "Wir haben ja übernehmend Unternehmen als Kunden und Behörden und da ist es so, dass gerade im ersten Quartal des Jahres wir sogar eine Urlaubssperre verhängen, weil da eigentlich die großen Bestände auf uns zurollen. Wir haben die Aktenbestände die zu vernichten sind, und dann ist hier richtig was los."

Zugegeben, die Ordnermenge bei der Angestellten Stefanie Schwalbe ist durchaus überschaubar, aber nervig, die Ordner quellen über.

Stefanie Schwalbe, Angestellte: "Ich hab mir jetzt mal jemanden geholt, da ich mich nicht traue, irgendwas wegzuschmeißen."

Büroorganisationsberaterin Christine Widmayer soll helfen. Sie berät Unternehmen, gibt Seminare und betreut auch Privatleute, wenn es darum geht, wieder Ordnung in die Unterlagen zu bringen. Kunden wie Stefanie Schwalbe hat sie viele.

Christine Widmayer, Büroorganisations-Beraterin: "Im Unterschied zu den geschäftlichen Dokumenten, wo die Aufbewahrungsfristen genau festgelegt sind, für jede Dokumentenart, gibt es so was für die privaten Unterlagen nicht. Das heißt, keiner weiß, wann kann er was wegwerfen und wann nicht."

Rechnungen

Zuerst nimmt Christine Widmayer die alten Rechnungen unter die Lupe. Ist die Abbuchung vom Konto erfolgt, kann die Supermarktrechnung weg. Anders sieht es aus bei Arztleistungen. Die haben eine Gewährleistung von drei Jahren, also mindestens so lange aufheben. Schadenersatzansprüche kann man aber bis zu 30 Jahre einklagen – also abwägen, ob man die Rechnungen nicht doch so lange aufbewahrt. Auch Rechnungen der Autowerkstatt sollten besser aufgehoben werden.

Christine Widmayer, absolut-sortiert.de: "Bei Werkstattrechnungen ist eine Gewährleistung von 2 Jahren. Das heißt, die mindestens über die 2 Jahre aufbewahrt werden. Wenn sie aber zum Beispiel eine Teilkaskoversicherung haben , und ihr Fahrzeug wird gestohlen, dann empfiehlt es sich die Rechnungen so lange aufzubewahren, wie das Fahrzeug tatsächlich existiert, weil das dann später für die Wertermittlung eine Erleichterung ist."

Auch die Rechnungen von teuren Geräten sollte man lieber länger über die Garantiezeit hinaus aufbewahren. Wichtig wird das im Schadensfall. Dann will die Hausratversicherung für die Wertermittlung der Einrichtung Originalrechnungen sehen.

Bank

Bei den Bankunterlagen ist es klar. Egal ob Spar- oder Kreditunterlagen, hier rät die Expertin, die Unterlagen so lange aufzuheben, wie die Verträge laufen. Auch Kontoauszüge sollten nicht gleich in den Papierkorb wandern.

Christine Widmayer, Büro-Expertin: "Bei Kontoauszügen gibt es seit 2002 eine Regelung, das Auszüge für regelmäßige Auszahlungen 4 Jahre als Beweismittel herangezogen werden können, für unregelmäßige Zahlungen bis zu 2 Jahre."

Finanzamt

Auch die Korrespondenz mit den Beamten vom Finanzamt füllt so manchen Aktenordner. Normale Schreiben, Zahlungsaufforderungen können weg, wenn die Sache erledigt ist. Steuerbescheide, würde die Expertin lieber erstmal aufheben:

Christine Widmayer, absolut-sortiert.de: "Sie sind nicht verpflichtet als Privatperson, ihren Steuerbescheid aufzubewahren, sie können aber herangezogen werden für Unterhaltszahlungen und Kreditanträge. Deswegen würde ich immer den aktuellen Steuerbescheid aufbewahren.

Versicherung

Autoversicherung, Haftpflichtversicherung, Lebensversicherung. Versicherungsunterlagen füllen schnell ganze Ordner, wie bei Stefanie Schwalbe. Völlig unnötig, wie die Expertin weiß:

Christine Widmayer, Büro-Expertin: "Versicherungsunterlagen auf jeden Fall so lange, wie die Versicherung läuft, ganz wichtig ist dabei der Versicherungsvertrag, irgendwelche Änderungen, die vorgenommen werden, Schriftverkehr mit der Versicherung muss nicht aufbewahrt werden. Auch Zahlungsaufforderungen können sie entsorgen, es sei denn sie brauchen die für die Steuererklärung. Wichtig ist nur Vertrag und die Änderungen."

Rente

Jeden Monat der Lohnzettel, zwischendurch immer mal eine Renteninformation. Hier lohnt es sich, einen ganz großen Ordner anzulegen, denn diese Unterlagen gehören nicht in den Müll. Die muss man aufheben.

Christine Widmayer, Büro-Expertin: "Auf jeden Fall so lange bis die Rente geklärt ist. Ich würde sogar vorschlagen bis zum Beginn der Rente, weil die Daten sind zwar bei den Rentenversicherungsträgern gespeichert; Aber wir wissen alle, wie flüchtig Daten sind, deswegen würde ich das auf alle Fälle archivieren, damit sie ein Beweismittel haben, wie lange sie wo gearbeitet haben."

Ein Leben lang aufbewahren

Impfausweise, Zeugnisse, Geburts- und Heiratsurkunden. Das alles sollte man ein Leben lang aufbewahren rät die Expertin. Am besten in einem Extra-Ordner. Dann muss man da nicht mehr ran.

Und so ist auch die Aktenlage für Stefanie Schwalbe nach der Beratung durchaus übersichtlicher. Der Berg zum Wegwerfen hingegen, ganz ordentlich. Im normalen Hausmüll haben solche Unterlagen jedoch nichts zu suchen, wissen die Papiervernichtungsexperten.

Till-Martin Schuldt, Rhenus: " Sie sollten zusehen, dass die Unterlagen vernünftige geschreddert werden, vernichtet werden, so dass man auch aus den Aufzeichnungen wirklich nichts mehr oder keine Aufzeichnungen mehr erkennen kann."

Das wird Stefanie Schwalbe beherzigen. Und künftig auch zusehen, dass sie ihre Unterlagen viel schneller wegwerfen wird.

Quelle: n-tv.de