Ratgeber
Freitag, 15. August 2014

Kontoauszüge von Selbstständigen: Ausdrucken allein reicht nicht

Beim Online-Banking werden Kontoauszüge meistens nur noch digital gespeichert. Doch dem Finanzamt reicht das nicht aus. Für Selbstständige und Gewerbetreibende gelten strenge Regeln.

Für Selbstständige gelten besondere Aufbewahrungspflichten bei den Kontoauszügen.
Für Selbstständige gelten besondere Aufbewahrungspflichten bei den Kontoauszügen.(Foto: imago stock&people)

Kontoauszugsdrucker in Bankfilialen werden zwar immer noch gebraucht – aber nicht mehr so häufig wie früher. Denn immer mehr Menschen nutzen inzwischen Onlinebanking. Und viele von ihnen drucken Kontoauszüge gar nicht mehr aus, sondern speichern sie allenfalls auf dem Computer. Doch nicht immer reicht das aus.

Selbstständige und Gewerbetreibende müssen elektronische Kontoauszüge auf jeden Fall aufbewahren. Dabei müssen sie allerdings aufpassen, rät Constanze Grüning vom Bund der Steuerzahler. Die Auszüge dienen nicht allein dem Kontoinhaber, sondern auch dem Finanzamt als Informationsquelle über die Umsätze, deshalb müssen bestimmte Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten beachtet werden.

"Die Aufbewahrungspflicht wird zum Beispiel nicht erfüllt, wenn elektronische Kontoauszüge ausgedruckt und als Papierbeleg aufbewahrt werden, der elektronische Beleg aber gleichzeitig gelöscht wird", erklärt Grüning. Das digitale Dokument muss in elektronischer Form auf einem maschinell auswertbaren Datenträger gesichert werden. Zudem müssen über einen Zeitraum von zehn Jahren die elektronischen Kontoauszüge jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar sein.

PDFs sind manipulierbar

Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass die Daten später nicht mehr verändert werden können. Banken übermitteln die Kontodaten häufig in Bilddateiformaten, zum Beispiel im TIF-Format oder als PDF-Format, damit diese weiterverarbeitet werden können. In den Geschäftsbedingungen wird allerdings oft darauf hingewiesen, dass damit die Voraussetzungen für die Anerkennung der Belege beim Finanzamt nicht gewährleistet sein müssen. "Dies hat allein der Steuerzahler zu verantworten", sagt Grüning.

Wer diese Voraussetzungen nicht erfüllen kann oder möchte, sollte weiterhin die Papierbelege seiner Bank anfordern oder mit seiner Bank eine Vereinbarung treffen, damit innerhalb des Aufbewahrungszeitraumes jederzeit auf die Kontoauszüge zugegriffen werden kann, rät der Bund der Steuerzahler.

Quelle: n-tv.de

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