Geschickte Arbeitsverteilung ist eine der wichtigsten Aufgaben von Führungskräften. Wer die Kunst des Delegierens beherrscht, sorgt dafür, dass die Ressourcen im Team optimal genutzt werden und dass alle mit ihrer Arbeit zufrieden sind. Umgekehrt gilt aber auch: Wenn ein Vorgesetzter schlecht delegiere, könne das auch für enormen Frust im ganzen Team sorgen, weiß der Management-Berater Roland Jäger.

Als Erstes muss man sich deshalb Gedanken darüber machen, welche Aufgaben man seinen Mitarbeitern überlassen kann und was man selbst machen sollte. "Manche Chefs haben die Angewohnheit, jede Kopie selbst zu machen. Dabei sind sie dafür viel zu teuer", sagt Organisationsberaterin Siglinde Sonnenholzer. Generell gilt: Am sinnvollsten ist Delegieren bei Aufgaben, die immer wieder zu erledigen sind. "Dann lohnt sich auch der zeitliche Aufwand, den Mitarbeiter einzuweisen", sagt Sonnenholzer. Die Einweisung sollte nie fehlen, denn Delegieren zwischen Tür und Angel führt zwangsweise zu Problemen. Der Mitarbeiter muss wissen, worum es geht und was das Ziel seiner Aufgabe ist. Auch Arbeitsabläufe und der Zeitrahmen sollten festgelegt werden.

Konkrete Vorstellungen äußern

Wichtig ist es, zu klären, welche Freiräume der Mitarbeiter hat. "Wenn der Chef von vornherein weiß, dass er als Ergebnis eine Excel-Tabelle im Querformat mit Schriftgröße zwölf erwartet, bei der die Spalten abwechselnd grau und weiß sind, dann muss er das auch sagen", betont Jäger. Manche Führungskräfte ließen ihren Mitarbeiter erstmal freie Hand und seien am Ende enttäuscht, wenn die Tabelle nicht genauso aussieht wie vor ihrem inneren Auge.

Gut sei es, wenn Vorgesetzte ihren Mitarbeitern mit der neuen Aufgabe einen Vertrauensvorschuss geben, so Sonnenholzer. "Man muss die Verantwortung mit abgeben. Es nützt ja nichts, wenn man erst eine Aufgabe delegiert, dann aber mit Kontrollwahn genauso viel Zeit verbringt, als hätte man es gleich selbst gemacht." Wenn ein Mitarbeiter vor jeder Entscheidung Rücksprache mit dem Vorgesetzten halten muss, werde er ständig ausgebremst.

Nicht immer wird's perfekt

Doch gerade das Abgeben von Verantwortung fällt vielen Chefs schwer. "Viele sind da blockiert, weil sie glauben, dass kein Mitarbeiter es so gut kann wie sie selbst", sagt Jäger. Dabei sollten Vorgesetzte in Kauf nehmen, dass ein Mitarbeiter eine Aufgabe nicht perfekt erledigt. Wenn er selbst die so gewonnene Zeit für wichtigere Aufgaben genutzt hat, sei das Team-Ergebnis insgesamt womöglich trotzdem besser.

Zwischenberichte können für beide Seiten hilfreich sein. Dadurch verliert der Chef nicht die Kontrolle über die einzelnen Arbeitsschritte. Und auch aus einem anderen Grund sind die Zwischenberichte wichtig. Es komme immer wieder vor, dass sich Führungskräfte bei einem allzu rund laufenden Team nicht mehr gebraucht fühlten und deshalb in ein psychologisches Loch fallen, weiß Unternehmensberater Dominic von Buch "Ein Chef sollte deshalb immer aufpassen, dass er sich nicht durch zu viel Delegation komplett wegrationalisiert", mahnt von Buch.

Langfristig gesehen sei geschicktes Delegieren für einen Chef auch ein wichtiges Instrument, um die Kompetenzen der Mitarbeiter zu steigern, sagt Jäger. Schließlich sammele jeder Mitarbeiter durch die übertragenen Aufgaben ganz neue Erfahrungen und Kompetenzen. "Es geht beim Delegieren ja nicht darum, irgendwelche unangenehmen Aufgaben loszuwerden." Vielmehr sollte ein Chef dafür sorgen, die Stärken jedes Teammitglieds optimal auszuschöpfen und jedem auch immer wieder neue Herausforderungen zu geben.