Endlich mal halbwegs entspannt durch den Arbeitstag kommen: Das wünschen sich viele. Doch schon ist wieder Feierabend, und man hat längst nicht alles geschafft. Ein paar Tricks, um das eigene Zeitmanagement zu optimieren.

Morgens als Erstes die E-Mails zu checken, ist in der Regel keine gute Idee. Besser ist es, sich gleich auf die wichtigste Aufgabe des Tages zu stürzen. Das rät der Zeitmanagement-Experte Prof. Lothar Seiwert. Denn in dieser Zeit ist man am produktivsten.

Diese Regel sollten Beschäftigte nur außer Acht lassen, wenn sie in Berufen tätig sind, in denen sie mit Arbeitsbeginn zwingend ihr elektronisches Postfach abarbeiten müssen. Das Problem ist, dass Mitarbeiter auf die E-Mails reagieren und so die eigentlich wichtigen Aufgaben aus dem Blick verlieren.

Ebenfalls keine gute Idee: Morgens mit der Aufgabe anfangen, die zuerst anfällt. Die ist zwar häufig dringend, aber nicht wichtig. Die wichtigen Aufgaben bleiben dagegen erst einmal liegen. Prof. Seiwert rät deshalb, sich am Vortag bereits eine To-do-Liste zu schreiben. Am besten machen Beschäftigte das immer als Ausklang des Tages. Dann können sie in der Früh sofort loslegen. Er findet es auch besser, die To-do-Liste bereits am Abend zu machen und nicht erst in der Früh. Das habe den Vorteil, dass Mitarbeiter sich über Nacht schon einmal unterbewusst darauf einstellen, was ansteht.

Am Arbeitstag selbst hilft es, ähnliche Aufgaben in Blöcken abzuarbeiten. Berufstätige können zum Beispiel Telefonate zu einem Block zusammenfassen oder E-Mails. Das hat den Vorteil, dass sie dadurch häufig schneller werden. Man fasst sich in einem Gespräch deutlich kürzer, wenn man auf dem Zettel hat, dass im Anschluss noch zwei weitere Telefonate anstehen. Das Gleiche gilt mit E-Mails: Wer noch fünf weitere vor sich hat, hält sich meist mit einer kürzer auf.

Kommen Berufstätige ständig nicht mit ihrer Zeit zurecht, sollten sie eine Tätigkeitsanalyse erstellen. Am besten notieren Sie eine Woche lang, welche Aufgaben Sie machen und wie lange Sie dafür brauchen. Häufig verschätzen sich Berufstätige bei der Frage, wie viel Zeit einzelne Arbeitsschritte in Anspruch nehmen. Das Tagebuch hilft dabei, sich die Dauer bewusstzumachen.