Besprechungen sind ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Die Frage ist nur: Wie effektiv sind sie und wie kostenintensiv? Shopify sagt: Viele Meetings fressen nicht nur zu viel Zeit, sondern auch zu viel Geld. Ein neuer Rechner soll helfen, Kosten zu minimieren und Produktivität zu steigern.

Meetings, Meetings und noch mehr Meetings - bei vielen Unternehmen sind sie mittlerweile zum täglichen Ritual geworden. Doch sind all diese Besprechungen wirklich effektiv und produktiv? Eine Untersuchung des kanadischen E-Commerce-Unternehmens Shopify hat ergeben, dass sie Unternehmen nicht nur viel Zeit, sondern auch eine beträchtliche Menge an Geld kosten.

Wie viel genau, darüber gibt im Unternehmen selbst jetzt ein neues Tool Aufschluss, das Shopify diese Woche eingeführt hat: ein Kostenrechner für Besprechungszeiten. Ziel ist es nach Unternehmensangaben, eine effiziente Besprechungskultur zu fördern und alle Beschäftigten dazu zu ermutigen, die Ressourcen Zeit und Geld im Unternehmen optimal einzusetzen.

Laut der US-Finanzagentur Bloomberg handelt es sich bei dem neuen Tool um eine Google-Chrome-Erweiterung im Kalender, das den über 11.000 Mitarbeitern von Shopify weltweit jeweils die geschätzten Kosten für ihre jeweiligen Termine anzeigt. Jeder eingestellte Termin mit drei oder mehr Personen bekommt somit ein Preisschild verpasst. Die Kosten ergeben sich aus Meeting-Dauer, der Anzahl der Beteiligten sowie einem durchschnittlichen Stundensatz der Teilnehmer und Teilnehmerinnen, je nach Funktion.

"Zeit ist Geld"

Shopifys interne Berechnungen ergaben demnach, dass eine halbstündige Besprechung dreier Beschäftigter das Unternehmen zwischen 700 und 1600 Dollar kostet. Ist eine Führungskraft mit von der Partie, steigen die Kosten bis auf über 2000 Dollar. Das Unternehmen schätzt die Einsparungen allein durch den Wegfall von drei Terminen pro Woche pro Mitarbeiter oder Mitarbeiterin auf 15 Prozent.

Wirtschaft 22.01.23

Technologieberater im Interview "Die meisten Meetings kosten mehr als 1000 Euro pro Stunde"

"Niemand bei Shopify würde für ein Abendessen 500 Dollar ausgeben", zitiert Bloomberg Kaz Nejatian, der den Kostenrechner entwickelt hat. "Trotzdem geben sehr viele in Meetings viel mehr Geld aus, ohne jemals eine Entscheidung zu treffen." Zeit sei Geld. Wenn man es ausgebe, sollte man darüber nachdenken.

Studien weisen seit langem darauf hin, dass Ineffizienz in vielen Unternehmen ein Problem ist. Zeitverschwendung für Aktivitäten wie Besprechungen gehören zu den fünf häufigsten Ursachen für Ineffizienz innerhalb einer Organisation, ergab eine Umfrage unter Führungskräften und Wissensarbeitern der Projektmanagement-App Wrike.

Die finanziellen Auswirkungen sind enorm: Weltweit werden jährlich Milliarden Dollar aus dem Fenster geworfen. Einer Umfrage der Terminabsprachefirma Doodle von 2019 zufolge entgingen der deutschen Wirtschaft pro Jahr rund 65 Milliarden Euro durch 4,7 Milliarden Stunden vergeudeter Zeit. 38 Prozent aller Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in Deutschland sahen die Zeitverschwendung durch Meetings als den größten ungelösten Kostenfaktor in ihrem Unternehmen.

Konzentration hart auf die Probe gestellt

Shopify hatte Anfang des Jahres - unter enormem Kostendruck - Konsequenzen gezogen und für Terminabsprachen radikale Regeln erlassen. Alle wiederkehrenden Mitarbeiterbesprechungen von mehr als zwei Personen wurden gecancelt und damit insgesamt 12.000 Kalenderereignisse gelöscht. Der Mittwoch wurde zum besprechungsfreien Tag erklärt und größere Runden mit mehr als 50 Personen nur noch donnerstags erlaubt. Unterm Strich ergaben sich 322.000 Stunden, die Mitarbeiter plötzlich effektiver nutzen konnten. Im besten Fall würde die gewonnene Zeit sie motivieren, so die Annahme.

Denn laut Studien sind unproduktive Besprechungen nicht nur eine Geldverschwendung, auch die Mitarbeiterzufriedenheit leidet. Weil Marathonsitzungen immer wieder von der eigentlichen Arbeit ablenken, können sie potenziell zu einer Überlastung führen. "Ungestört Zeit zu haben, sich auf etwas zu konzentrieren, ist eine wertvolle Ressource", erklärte Shopify. "Daher geben wir unseren Mitarbeitern die Freiheit, Besprechungen abzulehnen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren." Der neue Kostenrechner soll dabei helfen, "die Notwendigkeit von Meetings zu überdenken und kreativere Methoden für die Zusammenarbeit zu erkunden". Spannend wird, wie andere Unternehmen darauf reagieren.