Wer sich als Maurer oder Schreiner seine Brötchen verdient, muss seine Zeit gut einteilen können. Digitale Helfer sorgen dafür, dass das Schreiben von Rechnungen und andere Buchhaltungsaufgaben nicht die Zeit fressen, die die eigentlichen Aufträge gebraucht hätten.

Wie heißt es so schön in dem Kinderlied rund um Paulchen Panther? "Wer hat an der Uhr gedreht? Ist es wirklich schon so spät?". Diese oder ähnliche Fragen sind für Unternehmer und Selbstständige unbedingt relevant, da sie auf eine der zentralsten Währungen des Arbeitsalltags abzielen: Zeit. Das Management der Zeit ist mittlerweile eine hohe Wissenschaft. Die unterschiedlichsten Ansätze, Praktiken oder Hilfsmittel werden hierfür implementiert und regelmäßig nach kurzer Zeit wieder verworfen.

Besonders für kleine, selbstständige Betriebe gilt: Zeitmanagement sollte nicht zu kompliziert sein. Vielmehr sollte sich der interessierte Unternehmer an wenigen, grundsätzlichen Aspekten orientieren. Planung zum Beispiel. Das Etablieren fester Arbeitszeiten zu festen Tageszeiten, pro Projekt, sogar pro Aufgabe. Wann ist die Zeit sich mit E-Mails und Telefonaten zu beschäftigen? Wann sollte der Fokus einzig auf dem vorliegenden Auftrag liegen? Aus diesen Fragen ergibt sich ganz automatisch ein grober Arbeitszyklus, der mit stetiger Beobachtung weiter verfeinert werden kann.

Eliminieren von Zeitfressern

Bevor Zeitfresser eliminiert werden können, müssen sie erst einmal identifiziert werden. Eine Faustregel hierfür wäre: All die Dinge, über die es heißt "Das muss ich später noch unbedingt machen", könnten Zeitfresser sein. Ein klassisches Beispiel? Buchhaltung, genauer: Rechnungsabwicklung. Der notwendige Schritt, der zum verdienten Lohn führt, ist oft eine bürokratische Kleinstaufgabe, die an den Nerven zerrt. Treten dabei noch unvorhergesehene Komplikationen auf, müssen Mahnungen verfasst werden, während gleichzeitig noch der Zahlungseingang überblickt werden will. Da wird fast jedes Zeitmanagement aus den Angeln gesprengt.

Bei derartigen Problemen kann die digitale Welt Abhilfe schaffen. Für all die kleinen und größeren Probleme der Rechnungsabwicklung gibt es Buchhaltungs-Software, die den Überblick behält und bei manch lästiger Aufgabe unterstützen kann. Fernab von Tabellenkalkulationen und mühevollem Tastaturgeklapper bieten entsprechende Programme Systeme an, in welchen ein Pool von Kunden simpel verwaltet werden kann, mit Vorlagen für jegliche Probleme und mit dem am Ende des Jahres ohne viel Papierkram Bilanz gezogen werden kann.

Digitale Helferlein

Geht ein Unternehmer jedoch den Schritt in Richtung digitaler Optimierung, stößt er schnell auf die Tool-Frage. Für jedes noch so kleine Problem bietet die digitale Welt eine Lösung an. Ob Kommunikation, Kalender oder Notizen, alles kann mit Tools in Form von Apps, Anwendungen, Webseiten und mehr gelöst werden. Zu viel Experimentierfreude sei an dieser Stelle nicht geraten, denn um die eigene Arbeit dauerhaft zu verbessern, ist kein ständiger Softwarewechsel von Nöten.

Ein erster Schritt könnte eher folgendermaßen aussehen: Was wäre wenn alle Prozesse, die mit dem Kunden zu tun haben, digitalisiert würden? Wie würde dies aussehen? Vermutlich benötigt man zunächst eine Übersicht aller Kundeninfos, die idealerweise überall verfügbar ist. Schließlich will ein flexibler Unternehmer nicht immer zu Hause an den großen Rechner, um die relevanten Informationen einzusehen. Mobil nutzbar sollte sie daher sein. Das Smartphone hat man immer dabei. Warum also nicht direkt vor Ort neue Informationen über den Kunden eintragen und nicht erst abends, wenn der Feierabend ruft. Ebenfalls sollte die Lösung cloud-basiert sein, um keine große technische Infrastruktur schaffen zu müssen. Natürlich sollte sie auch bezahlbar sein. Bei vielen Anbietern gibt es die Möglichkeit Programme erst zu testen und später den vollen Preis zu zahlen. Dies sollte gerade in der Anfangsphase genutzt werden.

Ist der Digitalisierungsprozess abgeschlossen, sollte der Unternehmer eine Art digitalen Werkzeugkasten aufgebaut haben und schnell die Auswirkungen auf den Arbeitsalltag bemerken. Buchhaltung, Kundenverwaltung, Projektorganisation, Daten- und Dokumentenverwaltung, Selbstmanagement und, wenn nötig, auch Warenwirtschaft und Logistik können alle ihren Platz in dem Kasten finden. Bleibt mehr Zeit für das eigentliche Geschäft.