Ratgeber

Per Mausklick ins Fettnäpfchen Was tun bei E-Mail-Pannen?

Eine E-Mail ist schnell geschrieben und noch schneller abgeschickt. Aber was, wenn man versehentlich den falschen Empfänger eingetragen hat? Oder wenn die Mail noch gar nicht vollständig war? Bei Unachtsamkeiten oder peinlichen Fehlern hilft es wenig, vor lauter Scham im Boden zu versinken.

Manchmal ist das Unglück nur einen Mausklick entfernt: Wer versehentlich eine E-Mail falsch verschickt, muss schnell sein. Denn in einigen Fällen lässt sich der elektronische Brief zurückholen. Foto: Jan-Philipp Strobel

Manchmal ist das Unglück nur einen Mausklick entfernt: Wer versehentlich eine E-Mail falsch verschickt, muss schnell sein. Denn in einigen Fällen lässt sich der elektronische Brief zurückholen.

Das dürfte vielen schon einmal passiert sein: Die schnell getippte E-Mail geht nicht an den besten Freund, sondern an den Chef - denn beide haben zufällig den gleichen Vornamen. Oder eine süffisante Bemerkung zu einer E-Mail mit Arbeitsanweisungen vom Vorgesetzten landet nicht nur beim Kollegen am Nachbartisch, sondern durch einen falschen Klick auf "Alle antworten" im ganzen Büro.

Manchmal klappt der Rückruf

Wenn man den Fehler sofort merkt, kann man die Mail vielleicht noch stoppen. So gibt es etwa bei Google Mail die Möglichkeit, Mails um ein paar Sekunden zeitversetzt zu versenden und den Klick gegebenenfalls noch rückgängig zu machen. Diese Option muss man aber vorher einrichten. Wer Outlook verwendet kann versuchen, die Mail zurückzurufen. Doch zu viel Hoffnung sollten Tollpatsche sich nicht machen. Für die Vertuschung des Fauxpas müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein: Erstens muss der Empfänger auf dem gleichen Server E-Mails empfangen wie der Absender. (Das ist zwar innerhalb von Unternehmen oft üblich - doch sobald eine E-Mail an einen Kunden geht, sieht der Absender alt aus.)

Zweitens darf der Adressat seine Nachricht noch nicht gelesen haben. Schnelles Handeln ist gefragt. In Outlook funktioniert das Zurückrufen einer Nachricht im Ordner "Gesendete Elemente". Über den Button "Aktionen" und "Diese Nachricht zurückrufen" kann die falsch adressierte E-Mail beim Empfänger gelöscht oder durch eine angemessene E-Mail ersetzt werden.

Persönlich entschuldigen

Nicht selten ist eine rettende Rückruf-Aktion aber nicht möglich. Eine zweite E-Mail zur Ehrenrettung hinterherzuschicken, ist aber wenig sinnvoll. "Wenn das Kind erst einmal in den Brunnen gefallen ist, macht eine Entschuldigungs-E-Mail die Angelegenheit erst richtig lächerlich", sagt Kommunikationsberater Ralf Tjarks. Besser sei es, mit dem Adressaten der E-Mail das persönliche Gespräch zu suchen.

Wenn es für eine Rückhol-Aktion zu spät ist, kann das weitreichende Folgen haben. So geschehen im Unternehmen Daimler im Oktober 2012. Eine Mitarbeiterin in den USA hatte die aktuellen Quartalszahlen vorbereitet, die in der folgenden Nacht an die Nachrichtenagenturen gehen sollten - außerhalb der Börsenzeiten, denn Quartalszahlen können mitunter empfindlichen Einfluss auf die Börsenwerte eines Unternehmens haben. Doch statt die Nachricht nur zu speichern, klickte die Angestellte auf "Senden". Da half auch der Rückruf der Nachricht nichts mehr. Die Agenturen veröffentlichten die Zahlen noch am selben Abend und zwangen damit den Konzern, diese gleich darauf offiziell zu bestätigen.

Missgeschicke wie diese sind ärgerlich - im schlimmsten Fall können sie sogar zur Kündigung führen. Um das zu vermeiden, sollte der Verfasser immer erst den Text schreiben und dann den Empfänger auswählen, empfiehlt Ralf Tjarks. Wer ganz vorsichtig ist, schreibt eine wichtige E-Mail lieber gleich in einem Word-Dokument vor und fügt sie erst kurz vor dem Versenden in das Nachrichtenfenster ein. "Und auf Nummer sicher gehen Arbeitnehmer, wenn sie private E-Mails aus ihrem Büro-Account völlig verbannen", so Tjarks. Hierfür sollte man sich immer eine separate E-Mail-Adresse anlegen.

Bitte keine Smileys

E-Mail-Fettnäpfchen lauern aber nicht nur in dem Moment, in dem der Senden-Button geklickt wird. Auch die Form lässt oft zu wünschen übrig. "Lieber Meyer" schreibt der eine, und vergisst in der Eile die Anrede "Herr". Der Nächste benutzt statt Wörtern lieber gleich Smileys. Solche Flüchtigkeitsfehler und Spielereien sind in geschäftlichen E-Mails jedoch nicht akzeptabel. Denn dann liegt die Vermutung nahe: Wer solche E-Mails schreibt, wird auch in anderen Bereichen schlampig und wenig professionell arbeiten.

Arbeitnehmer sollten beim Schreiben einer geschäftlichen E-Mail keinen Unterschied zum klassischen Brief auf Papier machen: Anreden wie "Sehr geehrte/r" und Verabschiedungen wie "Mit freundlichen Grüßen" sind Pflicht, so Kommunikationscoach Martina Dressel. Abkürzungen wie "MfG" können jedoch  in Ordnung sein.

Auf Emoticons sollten Mitarbeiter jedoch verzichten. In geschäftlichen E-Mails hätten sie nichts zu suchen, sagt Ralf Tjarks. Der Absender müsse immer damit rechnen, dass der Empfänger die Signale nicht eindeutig entschlüsseln könne. Das kann schnell zu Missverständnissen führen. Und diese können ebenso peinlich sein wie eine E-Mail, die versehentlich den falschen Adressaten erwischt.

Quelle: ntv.de, dpa

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