In einer Personalakte stehen viele sensible Daten eines Arbeitnehmers. Dennoch ist sie kein Geheimnis. Möchte ein Mitarbeiter wissen, was über ihn dort drinsteht, darf er sich diese Akte ansehen.

Steht nichts Ungünstiges oder Nachteiliges in meiner Personalakte? Wollen Beschäftigte das wissen, haben sie das Recht, diese Akte einzusehen. Das erklärt der Bund-Verlag auf seinem Blog für Betriebsräte. Wer will, kann dafür auch ein Betriebsratsmitglied mit ins Boot holen.

Führt ein Arbeitgeber eine Personalakte, enthält sie Unterlagen und Angaben, die das Arbeitsverhältnis des oder der Beschäftigten betreffen. Das beginnt mit Bewerbung und Arbeitsvertrag und zieht sich durch die ganze Beschäftigung. Richtigkeit, Vollständigkeit, Transparenz und Vertraulichkeit gelten hierbei als Grundsätze.

Das Recht auf Einsicht ergibt sich aus dem Betriebsverfassungsgesetz (Paragraf 83 Absatz 1 Satz 1). Einen besonderen Anlass muss es dafür nicht geben und dem oder der Beschäftigten darf aus der Einsicht keinerlei Nachteil entstehen. Auch Auszubildende dürfen ihre Personalakte jederzeit einsehen.

Einblick nach Job-Ende nur in Ausnahmefällen

In der Personalakte dokumentieren Arbeitgeber neben Bewerbungsschreiben, Lebenslauf und Vertragsdokumenten zum Teil auch Fehlzeitübersichten, Abmahnungen oder Protokolle aus den Mitarbeitergesprächen.

Das Recht, die Personalakte einzusehen, hat der Arbeitnehmer jederzeit - im Rahmen der Möglichkeiten. In kleineren Unternehmen kann man nicht davon ausgehen, dass dafür im täglichen Ablauf alles stehen und liegen gelassen wird. Und auch, wer dreimal pro Woche seine Akte lesen möchte, verlangt mitunter zu viel. In der Regel darf der Arbeitnehmer die Personalakte aber nicht während der Arbeitszeit einsehen.

Endet ein Arbeitsverhältnis, haben Arbeitnehmer üblicherweise kein Einblicksrecht mehr in ihre Personalakte. In Einzelfällen kann dies bei berechtigtem Interesse aber möglich sein. Etwa, wenn in der Personalakte Zertifikate einer innerbetrieblichen Fortbildung abgelegt sind, die ein Arbeitnehmer für einen beruflichen Nachweis benötigt.