Ratgeber
Damit es sich mit einer To-do-Liste gut arbeiten lässt, sollte man ein paar Dinge beachten.
Damit es sich mit einer To-do-Liste gut arbeiten lässt, sollte man ein paar Dinge beachten.(Foto: imago/Ikon Images)
Samstag, 01. September 2018

Erfolgreiche Selbstorganisation: So klappt es mit Ihrer To-do-Liste

Ein Gastbeitrag von Prof. Dr. Norbert Rohleder

Die To-do-Liste, ein Urgestein des Zeitmanagements. Auch wenn sie nicht jedermanns Sache ist, kann sie - richtig angewendet - helfen, Aufgaben und Ziele zu verwalten und fristgerecht zu erledigen.

In unserem schnelllebigen, komplexen und vielfach mit Informationen überladenen (Berufs-)Alltag ist es oft eine Herausforderung, unsere Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren und Termine einzuhalten. Früher zogen wir zur Optimierung unseres Zeitmanagements Zeitplanbücher und Print-Ratgeber heran, später die "Personal Digital Assistants". Heute sind es viele Apps, die uns beim Selbst- und Zeitmanagement unterstützen wollen. Viele von uns werden bereits einige der zahllosen Bücher, Tools und Apps ausprobiert und wieder verworfen haben. Oft sind wir nicht wirklich zufrieden mit der jeweils gewählten Lösung: zu kompliziert, zu umständlich, zu starr, zu unübersichtlich.

Ein probates Hilfsmittel, das zu Unrecht aus der Mode gekommen ist, ist die gute alte To-do-Liste. Sie ist - einfach formuliert - eine Aneinanderreihung von zu erledigenden Aufgaben, übersichtlich heruntergeschrieben und bereit zum Abhaken. Sie stellt sicher, dass Sie stets den Überblick über dringende, bedeutsame oder eindeutig terminierte Aufgabenstellungen behalten. Das sukzessive Abstreichen einzelner Listenpunkte bietet zudem eine gewisse Erfolgskontrolle und steigert durch seinen Belohnungseffekt die Arbeitsmotivation.

Prof. Dr. Norbert Rohleder ist Professor für Human Resource Management und Soziale Interaktion an der Hochschule Mainz.
Prof. Dr. Norbert Rohleder ist Professor für Human Resource Management und Soziale Interaktion an der Hochschule Mainz.

Die Idee dahinter leuchtet ein: Bedeutende Verpflichtungen des kommenden Tages binden unsere Gedanken, als wären wir schon mittendrin im Arbeitsstress. Vorauseilend fragen wir uns, wie wir das denn alles schaffen und wo wir anfangen sollen. Auf diese Weise entstehen belastende Situationen genau dann, wenn wir uns eigentlich vom hinter uns liegenden Arbeitstag erholen sollten. Eine Strukturierung und Planung zukünftiger Aufgaben hilft, das Gefühl der Überforderung zu vermeiden, weil wir einen Fahrplan für den nächsten Tag in der Hand halten. Wir verspüren weniger Druck angesichts der auf uns zukommenden Arbeiten - das bedeutet weniger Stress und einen erholsameren Schlaf.

Nutzen Sie diese positiven Effekte der To-do-Liste für Ihre Arbeitsorganisation. Dabei spielt es grundsätzlich keine Rolle, ob Sie den guten alten Zettel, ein Notizbuch, eine der Smartphone-Apps oder ein webbasiertes Angebot bevorzugen, um Ihre Notizen zu fixieren. Sie können auch Karteikarten an eine Pinnwand heften und die Kärtchen wegwerfen oder in einer Ecke sammeln, wenn die Aufgabe erledigt ist. Probieren Sie aus, was für Sie am besten funktioniert.

Unabhängig davon gelten bestimmte Aspekte für sämtliche To-do-Listen. Die folgenden 6 Punkte helfen Ihnen, Ihre To-do-Liste optimal für Selbstorganisation und Zeitmanagement zu nutzen.

1. Berücksichtigen Sie den Zeithorizont

To-do-Listen lassen sich für verschiedene Zeithorizonte anlegen: den nächsten Tag, die kommende Woche, den ganzen Monat oder sogar darüber hinaus. Wichtig ist es, Verpflichtungen des nächsten Tages nicht mit solchen zu vermengen, die vielleicht erst in einigen Wochen anstehen. Führen Sie stattdessen besser getrennte Listen oder weichen Sie für die längerfristigen Anforderungen auf einen Kalender aus.

2. Notieren Sie die Aufgaben so konkret wie möglich

Wenn Sie präzise formulieren, speichert Ihr Gehirn die Information, dass es genau weiß, was zu tun sein wird - damit ist schon der erste Schritt gemacht. Achten Sie aber darauf, sich nicht in Details zu verlieren. Es geht nicht darum, Überlegungen oder Arbeitsinhalte konkret zu durchdenken! Das kostet Zeit und Ressourcen. Geben Sie sich stattdessen prägnante, einfache Handlungsanweisungen: Notieren Sie beispielsweise statt "Vortrag beginnen" lieber "Fünf Ideen für den Vortrag sammeln".

Auch wirkt die undeutliche Vorstellung einer sehr umfangreichen Aufgabe verschreckend, während spezifische Teilaufgaben leichter zu überschauen sind. Komplexe Sachverhalte sollten Sie daher unbedingt in Teilziele gliedern. Das erleichtert den Überblick über das Gesamtprojekt, macht den erreichten Fortschritt besser sichtbar und liefert Ihnen in kürzeren Intervallen Erfolgserlebnisse, wenn Sie bearbeitete Teilschritte aus der Liste streichen können.

Und vergessen Sie nicht, den notierten Aufgabenstellungen bestehende Deadlines oder Liefertermine zuzuordnen.

3. Listen Sie nur wesentliche Aufgaben auf und setzen Sie Prioritäten

Vermeiden Sie, Banales oder täglich anfallende Routinearbeiten zu notieren wie das Checken der E-Mails oder die Runde mit dem Hund. Solche Punkte blähen Ihre To-do-Liste nur unnötig auf. Sie verlieren die Übersicht, statt sie zu gewinnen. Überlegen Sie, welche Aufgaben es tatsächlich wert sind, notiert zu werden. Orientieren Sie sich an Dringlichkeit, Belang und Folgenschwere!

Priorisieren Sie die To-dos auf Ihrer Liste. Was nützt es, arbeitsintensive Aufgaben erledigt zu haben, wenn die wirklich dringenden Angelegenheiten noch unbearbeitet sind? Was ist gewonnen, wenn Sie ein eher unbedeutendes Problem mit Freuden lösen, dann aber einem Kollegen nicht wie terminiert eine Zuarbeit liefern, weil Sie sich vor der uninteressanten Bearbeitung gedrückt haben? Um solche Situationen zu vermeiden, können Sie ein Kennzeichnungssystem einsetzen. Markieren Sie Prioritäten beispielsweise mithilfe weniger Stiftfarben oder vergeben Sie die Zahlen 1 bis 3 für verschiedene Dringlichkeiten. Orientieren Sie sich dabei nicht ausschließlich an Termindruck, sondern berücksichtigen Sie auch die Wichtigkeit, die die Aufgabe für Sie hat. Sonst haben Sie irgendwann das Gefühl, dass Kunden, Kollegen, der Chef oder die Familie Ihre To-dos bestimmen.

4. Planen Sie realistisch und berücksichtigen Sie mögliche Unwägbarkeiten

Eine Liste, die so viele Aufgaben enthält, dass sie in der vorgegebenen Zeit nicht abzuarbeiten ist, führt zwangsläufig zu Frustration am Ende des Tages. Deshalb sind wirklichkeitsnahe Einschätzungen Ihrer Arbeitsabläufe ein wesentlicher Erfolgsfaktor Ihrer To-do-Liste.

Planen Sie diese wie eine Autofahrt. Schließlich rechnet niemand bei einer 500 Kilometer langen Strecke damit, diese in drei Stunden bewältigen zu können.

Wenn es um das tägliche Arbeitspensum geht, neigen wir aber dazu, das Tempo, in dem wir Aufgaben erledigen, grandios zu überschätzen. Viele Menschen vergessen, Störungen, Pausen oder auch mal einen "Durchhänger" einzuplanen.

Berücksichtigen Sie bei der Planung Ihre Erfahrungen mit Verzögerungen und unerwartetem Mehraufwand! Störungen oder Unterbrechungen im vorgesehenen Arbeitsablauf dürfen nicht dazu führen, dass Ihre To-do-Liste im Ganzen hinfällig wird. Mit der Faustregel, nicht mehr als zwei Drittel der Ihnen zur Verfügung stehenden Arbeitszeit für konkrete Tätigkeiten zu verplanen, sind Sie gut beraten.

5. Behalten Sie Ihre To-do-Liste im Auge

Damit Ihre To-do-Liste funktioniert, muss sie sichtbar sein - überall und zu jeder Zeit. Ein Zettel mit Aufgaben, der im Laufe des Arbeitstages unter unerledigter Post, Kaffeetassen oder zwischen anderen Notizzetteln verschwindet, bringt Sie nicht weiter - ebenso wenig wie eine App, die unauffällig auf der Speicherkarte Ihres Smartphones ruht und extra aufgerufen werden muss.

Finden Sie heraus, wie Ihre To-do-Liste für Sie jederzeit präsent ist - zum Beispiel als Ringbuch oder Organizer, der nicht einfach in einem Berg Akten untergeht, als Liste am Monitor, am Kühlschrank oder einem anderen exponierten Ort oder vielleicht als Browserstartseite oder Desktophintergrund.

6. Halten Sie Ihre To-do-Liste auf dem Laufenden

Erledigtes abhaken verschafft Erleichterung - das gibt Kraft für weitere Aufgaben. Eine einmal erstellte To-do-Liste ist auch nicht in Stein gemeißelt: Überarbeiten, hinterfragen, umstellen oder hinzufügen sind zulässige Eingriffe. Aber achten Sie darauf, dass das Überdenken der aktuellen To-do-Liste nicht deren Abarbeitung beeinträchtigt.

Ziehen Sie am Abend Bilanz: Was haben Sie geschafft, was ist liegengeblieben? Haben Sie sich zu viel oder zu wenig vorgenommen oder war das Pensum genau richtig? Nutzen Sie die Gelegenheit und erstellen Sie Ihre Liste für den nächsten Tag. Dann sind die Erinnerungen an den Arbeitstag noch frisch und die Gefahr, Aufgaben zu vergessen, geringer. Und Sie können beruhigter schlafen, weil Sie wissen, was am nächsten Tag auf Sie zukommt.

Bei all diesen Überlegungen gilt: Keep it simple! Eine gut geführte To-do-Liste ist kein komplexes Instrument, sondern mit einfachen Schlagworten erstellt, übersichtlich gestaltet und immer griffbereit - schließlich wollen Sie sich regelmäßig mit dem Streichen eines abgearbeiteten Listenpunkts belohnen.

So verwendet wirkt Ihre To-do-Liste positiv auf zwei ganz verschiedenen, dennoch miteinander verbundenen Ebenen: Sie strukturiert einerseits Ihren Arbeitsalltag und ist damit handlungsleitend und ein praktisches Job-Werkzeug. Andererseits hat sie eine wichtige psychologische Komponente: Das bloße Anfertigen wirkt stressmindernd, weil es unser Gehirn entlastet. Das Abhaken erledigter Aufgaben befriedigt und motiviert.

Die To-do-Liste ist ein simples Werkzeug mit großer Wirkung. Gewöhnen Sie sich daran, es zu gebrauchen! Auf Dauer werden Sie Ihre Listen nämlich "verbessern", weil Sie sich ganz nebenbei ein Gefühl für die Grenzen Ihrer Belastbarkeit aneignen und dann realistischer und routinierter einschätzen können, welches Arbeitspensum Sie sich zumuten sollten. Finden Sie heraus, welches Vorgehen und welche Form Ihnen am besten liegen, und ritualisieren Sie die Anfertigung Ihrer To-do-Liste!

Prof. Dr. Norbert Rohleder ist Professor für Human Resource Management und Soziale Interaktion an der Hochschule Mainz.

Quelle: n-tv.de