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Date mit dem Vorgesetzten So punkten Sie im Mitarbeitergespräch

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(Foto: imago/Panthermedia)

Mitarbeitergespräche sind für Unternehmen unverzichtbar. Idealerweise schaffen sie Vertrauen, sorgen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und erhöhen die Arbeitszufriedenheit. Wie Sie sich auf den Austausch mit dem Chef vorbereiten können, zeigen folgende Tipps.

Steht das jährliche Mitarbeitergespräch auf dem Terminplan, löst es nicht bei allen Arbeitnehmern eine freudige Erwartung aus, obwohl es sich hierbei doch um ein Führungsinstrument handelt, das motivieren und die berufliche Entwicklung unterstützen soll. Was Sie dafür benötigen, ist eine gute Vorbereitung und eine positive Grundhaltung: Begreifen Sie das Mitarbeitergespräch als eines der wichtigsten Instrumente zur Kommunikation mit Ihrem Vorgesetzten.

Es ist ein individuelles Entwicklungsgespräch und keine einseitige, von oben verordnete Leistungsabfrage mit Kritikmarathon. Dabei geht es nicht nur um die Erwartungen und Bewertungen durch Ihren Chef, sondern auch um Ihre eigenen Wünsche, Vorstellungen und Kritikpunkte - in einem Gespräch auf Augenhöhe. Präsentieren Sie sich zukunftsorientiert, motiviert, problembewusst und nehmen Sie eine realistische und sachliche Perspektive auf Ihre Arbeit und die betriebliche Situation ein. Nutzen Sie die Chance, Ihre berufliche Weiterentwicklung im Unternehmen zu thematisieren - Ihr Arbeitgeber profitiert schließlich von Ihren Ambitionen!

Die folgenden Tipps können Ihnen helfen, das Gespräch gut vorbereitet und souverän zu meistern und so die Weichen für Ihre berufliche Entwicklung zu stellen.

1. Vorbereitung

Ermitteln Sie die Rahmenbedingungen

In vielen Unternehmen verlaufen Mitarbeitergespräche nach einem standardisierten Prozedere, das Sie beispielsweise im Firmen-Intranet oder auf Nachfrage in der Personalabteilung einsehen können. Stehen Sie erstmalig vor einem solchen Gespräch, dann finden Sie heraus, wer dran teilnimmt, welchen zeitlichen Umfang es hat und welche Inhalte angesprochen werden - dann können Sie sich optimal darauf vorbereiten.

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Prof. Dr. Norbert Rohleder ist Professor für Human Resource Management und Soziale Interaktion an der Hochschule Mainz.

In jedem Mitarbeitergespräch können andere Schwerpunkte gesetzt werden. Fragen Sie bei Ihrem Vorgesetzten nach, welche er aktuell geplant hat. Wenn von ihm nichts kommt, setzen Sie für sich fest, über welche Themen Sie gerne sprechen möchten. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Vorbereitung auch, wer Ihnen gegenübersitzt. Ist Ihr Vorgesetzter offen für konstruktive Kritik oder reagiert er eher empfindlich? Strukturiert er Gespräche gut oder wartet er, was von Ihnen kommt? Wenn Sie wissen, mit wem Sie es zu tun haben, können Sie entsprechend agieren, um Ihren Anliegen Gehör zu verschaffen.

Bereiten Sie sich inhaltlich vor

Ein Mitarbeitergespräch ist Rückschau und Ausblick zugleich, daher sollten Sie Ihre zurückliegende Arbeit analytisch betrachten sowie eine Aussicht auf das Kommende formulieren können. Beginnen Sie rechtzeitig vor dem Termin, sowohl Erfolge und persönliche Entwicklungen - zum Beispiel durch Weiterbildungen - als auch besondere Herausforderungen und/oder Fehlschläge in Ihrer Arbeit zusammenzutragen. Idealerweise haben Sie über das Jahr dokumentiert, wo Sie erfolgreich waren, was Sie für Ihre Qualifizierung und Weiterbildung unternommen haben und wo etwas schiefgelaufen ist. Belegen Sie Ihre Leistungen mit Zahlen und Daten. Analysieren Sie, welche Gründe zu Misserfolgen geführten haben und welchen Anteil Sie daran hatten.

Formulieren Sie zudem Ihre persönlichen Gesprächsziele: Was genau wollen Sie erreichen und zu welchen Kompromissen sind Sie bereit? Haben Sie bestimmte Weiterbildungen ins Auge gefasst? Trauen Sie sich eine Aufgaben- und Kompetenzerweiterung zu, die Ihre Vorgesetzten in die Wege leiten sollen? Unterstützen Sie Ihre Forderungen mit den Fakten zu Ihren Erfolgen.

2. Im Gespräch

Seien Sie authentisch und gelassen

So selbstverständlich dieser Hinweis auch klingt: Bleiben Sie Sie selbst! Es geht schließlich um Sie und mit einer aufgesetzten Rolle können Sie Ihre ehrlichen Erwartungen und Bedürfnisse nicht adäquat kommunizieren.

Gehen Sie mit positiver Grundstimmung in das Gespräch und bewahren Sie diese Haltung - auch wenn sich der Gesprächsverlauf unerwartet entwickelt. Bedenken Sie, dass Sie nicht alle Bedingungen des Mitarbeitergesprächs kontrollieren können und sich gewisse Faktoren Ihrem Einfluss entziehen. Deshalb sollten Sie sich nicht aus der Reserve locken lassen, wenn die üble Laune Ihres Gegenübers die Atmosphäre beeinträchtigt oder Sie mit Ihrem Gesprächspartner nicht sympathisieren.

Authentizität und Gelassenheit kommunizieren Sie übrigens auch mit Ihrer Körpersprache. Zeigen Sie sich nicht gleich enttäuscht, wenn das Meeting sich nicht in die Richtung entwickelt, die Sie vor Augen hatten, und finden Sie Ihre Balance zwischen angenehmem Laissez-faire und notwendiger Verbindlichkeit.

Gehen Sie positiv mit Kritik um

Stehen Sie zu Fehlern in Ihrem Verantwortungsbereich. Im besten Fall haben Sie bereits Verbesserungsvorschläge parat. Aber auch wenn Sie eine Kritik kalt erwischt, sollten Sie Rechtfertigungen vermeiden, um Fehlentscheidungen oder Missgeschicke zu erklären. Machen Sie stattdessen deutlich, welche Lehren Sie aus Fehlern gezogen haben und wie dies Ihre zukünftige Arbeit verbessert hat.

Konstruktive, berechtigte Kritik von Vorgesetzten offen anzunehmen, ist eine wichtige Sozialkompetenz und bietet Ihnen den Ansatz für persönliche Weiterentwicklung im Beruf. Erschrecken Sie also nicht angesichts kritischer Beurteilungen, sondern integrieren Sie diese in Ihren eigenen Optimierungsplan: "Was kann ich zukünftig besser machen?"

Sachlicher Kritik gegenüber offen zu sein, bedeutet jedoch nicht, jeden Kritikpunkt kommentarlos hinzunehmen. Wird die Kritik unsachlich oder zielt sogar unter die Gürtellinie, ziehen Sie freundlich, aber bestimmt Grenzen und führen Sie das Gespräch zurück auf die Sachebene.

Geben Sie Ihrem Vorgesetzten Feedback

Nicht nur Ihnen bietet ein Mitarbeitergespräch Anregungen zur Optimierung Ihrer Arbeit. Auch Ihr Vorgesetzter kann und sollte ein Feedback erhalten. Beginnen Sie damit, Kritikpunkte aus eventuellen vorherigen Gesprächen aufzugreifen, und erläutern Sie, wie Sie diese als Anregung für Ihre Arbeit und zur Verbesserung Ihrer Produktivität, Kommunikation oder Selbstorganisation genutzt haben - das stärkt Ihre Verhandlungsposition.

Anschließend können Sie eigenes Feedback äußern - zu den Arbeitsbedingungen, zum zwischenmenschlichen Umgang, Konfliktmanagement oder zu den Entwicklungsperspektiven. Sprechen Sie die Defizite an, die aus Ihrer Sicht im Unternehmen bestehen. Gehen Sie aber diplomatisch vor und formulieren Sie mögliche Kritik am Führungspersonal aufgaben- und sachorientiert. Berücksichtigen Sie, was Sie über Ihren Vorgesetzten und seine Kritikfähigkeit wissen oder in Erfahrung gebracht haben.

Machen Sie sich Notizen

Notieren Sie sich während des Gesprächs alle relevanten Punkte. Das dient Ihnen als Gedächtnisstütze für die Nachbereitung und signalisiert Ihrem Gesprächspartner, dass Sie ihn und seine Anliegen ernst nehmen.

Gehen Sie zum Abschluss des Gesprächs noch einmal gemeinsam mit Ihrem Vorgesetzten alle wichtigen Themen und Vereinbarungen durch und prüfen Sie, ob alle Ziele genau definiert, das heißt messbar, konkret und realistisch sind. Haben Sie zu jedem Ziel die Information, was Sie wie und bis wann erreichen sollen? Wenn nicht, klären Sie die noch offenen Punkte.

3. Nachbereitung und Dokumentation

Erstellen Sie ein Gesprächsprotokoll

Auch nach noch so harmonischen Treffen sollten Sie relevante Gesprächsinhalte und -ergebnisse unbedingt schriftlich fixieren. Dabei werden Ihnen Ihre Notizen sehr nützlich sein. Halten Sie fest, was Sie im Gespräch vereinbart haben. So können Sie Ihre Notizen mit den Zielvereinbarungen abgleichen, die im offiziellen Protokoll erfasst sind, und bei Bedarf um einen weiteren Gesprächstermin bitten. Achten Sie darauf, dass nicht nur die Anforderungen protokolliert sind, die an Sie gestellt werden, sondern auch, wie Ihre eigenen Wünsche berücksichtigt und umgesetzt werden sollen.

Dokumentieren Sie fortlaufend Erfolge und eventuelle Fehlschläge

Nach dem Gespräch ist vor dem Gespräch. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, auch ohne unmittelbar anstehenden Gesprächstermin die positiven und negativen Aspekte Ihres Arbeitsalltags möglichst exakt und mit Datum zu dokumentieren. Mithilfe dieser Aufzeichnungen können Sie bei Bedarf auch nach längerer Zeit zügig eine fundierte Vorbereitung auf Ihr Jahresgespräch entwickeln und Ihre Erwartungen mit konkreten Beispielen unterfüttern.

4. Was gar nicht geht

Übereifrigen Arbeitseinsatz auf den letzten Metern

Kontraproduktiv ist es, erst im Vorfeld des Gesprächs übereifriges Arbeitsethos an den Tag zu legen. Damit rücken Sie sich nicht in ein besseres Licht - ganz im Gegenteil: Sie erscheinen dadurch unglaubwürdig.

Über Kollegen sprechen

In einem Mitarbeitergespräch geht es um Sie und nur um Sie. Beschwerden oder sonstige Beurteilungen von Kollegen oder nicht anwesenden Dritten sind hier unangemessen. Dadurch wirken Sie unkollegial und erwecken den Anschein, kein guter Teamplayer zu sein und vielleicht sogar für eigene Fehler nicht einstehen zu können.

Konkrete Gehaltsverhandlungen

Ihre berufliche Entwicklung im Unternehmen sollte zwar Teil des Mitarbeitergesprächs sein - und damit auch eine mögliche Gehaltserhöhung. Aber hier geht es erst einmal um Ihre Leistungen, Ziele und Perspektiven und nicht um konkrete Summen oder sonstige Vergütungen. Es spricht jedoch nichts dagegen, Ihren grundsätzlichen Wunsch anzusprechen und sogar einen Termin für eine Gehaltsverhandlung zu vereinbaren.

Ein Tipp zum Schluss: Loben Sie Ihren Chef

Wenn das Gespräch gut gelaufen ist und Sie zufrieden mit den Vereinbarungen und dem Erreichten sind, dann lassen Sie es Ihren Chef wissen - er oder sie wird sich über ein ehrlich gemeintes Lob freuen. So bleibt Ihnen beiden das Gespräch in guter Erinnerung und Sie können dem nächsten Mitarbeitergespräch positiv entgegensehen.

Prof. Dr. Norbert Rohleder ist Professor für Human Resource Management und Soziale Interaktion an der Hochschule Mainz.

Quelle: n-tv.de

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