Assistenten der Geschäftsleitung oder des Vorstands sind die rechte Hand des Chefs und haben eine echte Vertrauensposition. Der Job ist oft das Sprungbrett für Höheres. Aber er ist auch aufreibend und nicht jedermanns Sache.

Meetings vorbereiten, Protokolle schreiben, Ideen entwickeln: Assistenten der Geschäftsleitung oder des Vorstands sind für mehr als nur klassische Sekretariatstätigkeiten zuständig. Die Aufgaben sind fordernd und der Alltag umfasst oft weit mehr als 40 Wochenstunden. Aber spannend ist der Job allemal. Denn die Assistenten erhalten wie sonst kaum einer Einblicke in Strukturen und Entscheidungsprozesse. Als rechte Hand des Chefs haben sie mit hochrangigen Managern und deren Mitarbeitern zu tun: gute Gelegenheiten, Netzwerke zu knüpfen.

Wer als Assistent des Geschäftsführers durch exzellente Arbeit aufgefallen ist, hat später Chancen etwa auf einen Abteilungsleiterposten im Unternehmen. "Man kann die Karriereleiter weit nach oben steigen, aber auch tief fallen", sagt Jutta Boenig. Sie ist Vorstandsvorsitzende der Deutschen Gesellschaft für Karriereberatung DGfK und Inhaberin der Beratungsgesellschaft "Boenig Beratung" in Überlingen am Bodensee. Muss der Chef wegen Missmanagements oder anderer Fehltritte seinen Hut nehmen, dann endet oft auch für seine rechte Hand die Zeit im Unternehmen. "Für die Firma ist der Assistent dann quasi wie verbrannte Erde", so Boenig.

Problemanalyse einschließlich Lösungsvorschlag

Zum Glück ist das aber eher die Ausnahme. Die Devise heißt: gemeinsam erfolgreich sein. Wobei es oft der Assistent ist, der der Geschäftsleitung oder dem Vorstand die Pässe zuspielt. "Der Assistent bringt etwa bestimmte Probleme in einem Unternehmen auf den Punkt und erstellt hierfür Lösungen", erläutert Gunther Spillner vom Bundesinstitut für berufliche Bildung (BIBB) in Bonn. Nur erfährt oft niemand, dass nicht der Chef, sondern der Assistent es war, der die Problemanalyse einschließlich Lösungsvorschläge erarbeitet hat. Allzu eitel darf man also nicht sein. Assistenten arbeiten im Hintergrund.

Häufig organisieren sie interne Treffen von Führungskräften und fungieren dabei auch als Bindeglied zwischen den einzelnen Bereichen und dem Top-Management. "Dafür brauchen Assistenten ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten", sagt Thomas Röser vom Deutschen Verband für Bildungs- und Berufsberatung. Oft sind Assistenten bei solchen Treffen auch "Einflüsterer" und besorgen dem Chef auf die Schnelle wichtige Infos. Daneben übernehmen sie Aufgaben wie Terminkoordination, Korrespondenz oder Reiseplanung.

Wie im Einzelfall das Tätigkeitsprofil eines Assistenten aussieht, hängt vom Vorgesetzten ab. Danach sollten sich Interessenten im Vorstellungsgespräch genau erkundigen, damit es im Alltag kein böses Erwachen gibt.

Mitunter sind es Fachkräfte mit einer kaufmännischen Ausbildung, die in einer Firma schon einige Abteilungen durchlaufen haben, für die ein Assistentenjob an der Konzernspitze infrage kommt. Je anspruchsvoller die Aufgaben sind, desto eher wird ein exzellenter Studienabschluss erwartet. "Gefragt sind etwa Absolventen der Betriebswirtschaftslehre, aber auch Geisteswissenschaftler oder Psychologen haben eine Chance", so Boenig.

Chemie muss stimmen

Es kann aber auch sein, dass spezielle Fachkenntnisse nötig sind. "Wer etwa Assistent der Geschäftsleitung oder des Vorstands eines Unternehmens im Baubereich werden möchte, muss wissen, was auf dem Bau Sache ist und wie es dort zugeht", sagt Röser. Oft ist es ein Pluspunkt, wenn Bewerber neben Deutsch zumindest noch perfekt Englisch sprechen - weitere Sprachkenntnisse sind gerade in global agierenden Konzernen gerne gesehen.

Auch ein längerer Auslandsaufenthalt macht sich gut in der Bewerbung. In jedem Fall benötigen Bewerber Organisationstalent, tadellose Umgangsformen und sie müssen absolut verschwiegen sein, so Spillner.

Einige Konzerne suchen geeignete Kandidaten in den eigenen Reihen, andere per Anzeige und bei wieder anderen läuft es über Kontakte oder Initiativbewerbungen. Wer sich als Bewerber für den Job grundsätzlich interessiert, sollte sich bei der Personalabteilung des jeweiligen Unternehmens melden. Personaler treffen eine Vorausauswahl, der Vorgesetzte selbst pickt sich schließlich seinen Wunschkandidaten heraus. "Zwischen beiden muss für eine erfolgreiche Zusammenarbeit die Chemie hundertprozentig stimmen", sagt Boenig. Von seinem Assistenten erwartet der Chef absolute Loyalität - Diskretion und Verlässlichkeit sind Ehrensache.

"In der Regel ist der Posten auf zwei bis drei Jahre begrenzt", erklärt Spillner. In dieser Zeit müssen Assistenten oft höchste Flexibilität zeigen und ihr Privatleben hintenan stellen. Das kann mitunter sehr aufreibend sein. Zudem kann der Job ein bisschen einsam machen: Mit anderen im Unternehmen über Berufliches munter drauf losplaudern - das geht nicht. Schließlich ist der Assistent durch und durch zu Verschwiegenheit verpflichtet.

Wie hoch das Gehalt ist, hängt von den Aufgaben und den Vorkenntnissen ab. "Der Verdienst ist oft verhandelbar", sagt Röser. Ein Assistent mit BWL-Abschluss kann laut Röser mit einem Bruttoverdienst von rund 4000 bis 5000 Euro im Monat rechnen.