Ratgeber

Mit dem Privatauto Bei Dienstreisen lohnt genaue Kalkulation

Sie pendeln mit dem Geschäftsauto zwischen Wohnung und Arbeitsstelle? Dann müssen Sie diese Fahrten versteuern.

Der Kilometer­satz von 30 Cent je gefahrenem Kilometer bildet die tatsächlichen Kosten für Fahrten mit dem privaten Pkw nicht mehr realitäts­gerecht ab ...

(Foto: Soeren Stache/dpa-Zentralbild/dp)

Nutzen Sie für Dienstfahrten Ihr Privatfahrzeug? Dann können Sie die Aufwendungen unter Umständen als Werbungskosten steuerlich geltend machen.

Wer für beruflich bedingte Reisen auf sein privates Auto zurück­greifen muss, bekommt von seinem Arbeitgeber häufig einen Auslagen­ersatz. Wenn nicht, können die Kosten für solche Fahrten in der Steuer­erklärung als Werbungs­kosten geltend gemacht werden.

"In der Regel wird bei solchen Reisekosten ein Wert von 30 Cent je gefahrenem Kilometer angesetzt", sagt Erich Nöll, Rechtsanwalt und Geschäfts­führer beim Bundes­verband Lohn­steuerhilfe­vereine (BVL) in Berlin. Dabei handelt es sich allerdings nur um eine Vereinfachungs­regelung. "Der Kilometer­satz von 30 Cent je gefahrenem Kilometer bildet die tatsächlichen Kosten für Fahrten mit dem privaten Pkw nicht mehr realitäts­gerecht ab, insbesondere nach den jüngsten Erhöhungen der Kraftstoff­preise", sagt Nöll.

Arbeitgeber können ermittelten Kostensatz steuerfrei erstatten

Darum sei es dem Rechtsanwalt zufolge sinnvoll, die tatsächlichen Kosten des Privat­fahrzeugs je Kilometer zu ermitteln. Das sei zwar etwas aufwendiger, lohne sich aber in den meisten Fällen. Arbeitgeber dürften ihren Arbeit­nehmenden dann auch den genau ermittelten Kostensatz steuerfrei erstatten.

Erstattet der Arbeitgeber keine Reisekosten oder aber weiterhin nur die pauschalen 30 Cent je Kilometer, können Arbeit­nehmende den Differenz­betrag zu den tatsächlichen Kosten in der Steuer­erklärung ansetzen, so Nöll. Das mindert die Steuerlast.

Belege und Notizen sind aufzubewahren

Für die Berechnung des genauen Kosten­satzes ist es erforderlich, die gesamten Kosten, die das Fahrzeug im Jahr verursacht, aufzuzeichnen und die Belege aufzubewahren. Außerdem müssen die Dienst­fahrten mit Ziel, Route, Wegstrecke und zurück­gelegten Kilometern vermerkt werden. Auch wichtig: Eine Notiz über den Kilometer­stand des Fahrzeugs zu Beginn und zum Ende des Jahres, um die insgesamt zurück­gelegten Kilometer ermitteln zu können.

Die ermittelten Gesamt­kosten sind dann durch die jährliche Gesamt­kilometer­leistung zu teilen - so ergibt sich der individuelle Kostensatz je Kilometer. Multi­pliziert mit den dienstlich zurück­gelegten Kilometern kommt man auf den Werbungs­kosten­ansatz für die Einkommen­steuer­erklärung oder den Betrag, den der Arbeitgeber steuerfrei erstatten darf.

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Eine Beispielrechnung

Ein Fahrzeug kostet in der Anschaffung 36.000 Euro. Für die ersten sechs Jahre ergibt sich daraus laut Nöll ein jährlicher Abschreibungs­betrag von 6000 Euro. Versicherung, Werkstatt­kosten und Kfz-Steuer summieren sich jährlich auf 1450 Euro, außerdem laufen Kraftstof­fkosten in Höhe von 1200 Euro auf. In Summe ergeben sich so jährliche Aufwendungen über 8650 Euro. Geteilt durch die jährliche Lauf­leistung von 16.000 Kilometern errechnet sich der fahrzeug­spezifische Kostensatz je Kilometer auf 54 Cent.

(Dieser Artikel wurde am Dienstag, 19. April 2022 erstmals veröffentlicht.)

Quelle: ntv.de, awi/dpa

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