Eine Dienstreise steht an. Das kann auch heißen, dass Flug- oder Bahntickets gebucht werden müssen. Was gilt, wenn Arbeitnehmer die Kosten vorstrecken?

Lange Zeit fanden sie kaum statt. Jetzt gehören Geschäftsreisen für manche Arbeitnehmer wieder regelmäßig zum Job - und mit ihnen Bahnfahrten, Flüge oder Hotelübernachtungen. Die Kosten dafür vorzustrecken kann ins Geld gehen. Doch müssen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer das überhaupt?

Grundsätzlich gilt: Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer alle Kosten einer Dienstreise erstatten. Dazu gehören nicht nur Fahrtkosten und Übernachtungskosten, sondern auch Versicherungskosten und der Mehraufwand für die Verpflegung. "Das bedeutet auch, dass der Arbeitnehmer einen angemessenen Vorschuss verlangen kann", so Alexander Bredereck, Fachanwalt für Arbeitsrecht. Und wer gar nichts vorstrecken möchte, kann vom Arbeitgeber auch nicht dazu gezwungen werden.

Belege müssen vorgelegt werden

Eine Ausnahme gibt es aber: Ist man bereits unterwegs und es fallen unerwartete Kosten an, etwa weil das Bahnticket teurer ist als erwartet, wird man die Dienstreise nicht einfach abbrechen können, sagt Bredereck. In diesem Fall müssten Arbeitnehmer die Mehrkosten vorschießen. Hat der Arbeitnehmer Reisekosten vorgestreckt, muss der Arbeitgeber diese in angemessener Frist erstatten. Arbeitnehmer müssen dafür im Rahmen der Abrechnung die entsprechenden Belege vorlegen. Eine feste Frist für die Erstattung gibt es allerdings nicht.

Bredereck rät Arbeitgebern diese im eigenen Interesse zügig vorzunehmen. In vielen Unternehmen, in denen Mitarbeitende häufig reisen, seien die Regelungen hierfür zudem in einer Reisekostenrichtlinie oder in einer entsprechenden Betriebsvereinbarung verbindlich festgelegt.

Kosten, die noch nicht durch den Arbeitgeber erstattet wurden, können als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Wurden die Ausgaben zu einem Teil übernommen, können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die Differenz geltend machen. Wichtig dabei: Eckdaten wie der Anlass, die Strecke und die Reisedauer sollten schriftlich festgehalten werden, um die Reise gegenüber dem Finanzamt belegen zu können. Entsprechende Nachweise können Rechnungen, ein Fahrtenbuch oder Tankquittungen sein.