Auf dem Schreibtisch stapeln sich Rechnungen und Belege der letzten Wochen. Der Steuerberater wartet schon! Doch oft fehlt gerade kleinen oder mittelständischen Unternehmen die nötige Zeit, um die mühselige Büroverwaltung schnell zu erledigen.  Per E-Postbrief ist das jetzt aber möglich: eine sichere elektronische Rechnungsverarbeitung.

So war es früher: Mal wieder ist eine Rechnung hereingeflattert, mal wieder steckt Michael Ehlers viel Zeit und Aufwand in die Bearbeitung. Nicht nur, dass er jede Rechnung in seinem Büro erfassen muss, auch sein Steuerberater muss auf dem Laufenden gehalten werden... Also per Fax ab damit!

Michael Ehlers, Unternehmer: "Der Gedanke an die Zeit früher ist schon ein bisschen komisch, wenn man bedenkt, was an Papierflut hier reingekommen ist, was abgelegt werden musste, sortiert werden musste, geschrieben und kontrolliert werden musste, ob es auch versandt wurde. Das war schon ein richtiger Produktivitätstöter."

Heute geht das digital, schnell und einfach. Unternehmer wie Michael Ehlers können ihre Rechnungen mit dem EPostbrief der Deutschen Post übermitteln und verarbeiten.

In seinem Postfach angemeldet kann er seit kurzem die Rechnungsdaten in einem Online-Archiv des IT-Dienstleisters DATEV hinterlegen.

Oliver Schliebs, Deutsche Post: "In der Kooperation mit der Datev sprechen wir größere Geschäftskunden, aber auch Gewerbekunden, mittelständische Unternehmen sowie die Steuerberater selbstverständlich an. Diese Lösung ist ein ganzheitliches Medium, um im digitalen Rechnungsversand eine Lösung zu schaffen, die es ermöglicht, viele Kosten einzusparen, effizienter zu werden und sich auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren."

Gerade Kundendaten für den Steuerberater sind sensibel. Deshalb haben Deutsche Post und Datev die elektronische Rechnungsabwicklung besonders sicher gemacht. So muss der Nutzer zum Beispiel erst eine Handy-Tan eingegeben. Erst dann kann er die Rechnung im DATEV-Archiv ablegen.

Sind die Daten dort gespeichert, kann Franz Ruß, der Steuerberater von Michael Ehlers, sofort darauf zugreifen und sie bearbeiten.

Er sieht in dieser Übermittlung vor allem rechtliche Vorteile:

Franz Ruß, Steuerberater: "Für uns ist es wichtig, dass Belege rechtskonform aufgehoben werden können. Rechtskonform bedeutet für uns, dass der Beleg nicht verändert werden kann, dass auf der ganzen Strecke nachgewiesen werden kann, von wem der Beleg kommt, wo er gelagert wird, mit welchem Partner er entsprechend in digitaler Form gebracht wurde und dass wir später beim Finanzamt nachweisen können, dass dieser Beleg ein Original ist."

Rechnungen über Rechnungen- allein in Deutschland sind es rund 8 Milliarden jährlich.

Auf elektronischem Weg werden bislang nur fünf einhalb Prozent verschickt - doch das wird sich in den nächsten Jahren ändern. Vor allem die Jugend wird die Papierstapel nicht mehr kennen, meint Unternehmer Ehlers:

Michael Ehlers, Unternehmer: "Hier wächst eine Generation heran, die mit dem Smartphone in der Schule groß wird, die schon wie selbstverständlich ihre Termine managen bereits in der Schule, wohin gehen sie ins Kino, etc., ihre Mails und Short Messages auch direkt elektronisch nutzen und wenn die in ein Unternehmen kommen und sollen jetzt Briefe sortieren, die fühlen sich ja ins Mittelalter gebeamt."

Und Michael Ehlers kann sich künftig den Weg zu seinem Fax sparen. Und hat dank des digitalen Versands der Rechnungen wieder mehr Zeit für seine wesentliche Arbeit.