Wenn das Mail-Postfach wieder einmal aus allen Nähten zu platzen droht, ist man manchmal versucht, die elektronische Post unverzüglich in den elektronischen Papierkorb zu befördern – aber dies könnte ein schwerer Fehler sein. Denn die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsdauer für Handelsbriefe beträgt in Deutschland sechs Jahre (bei Rechnungen sogar zehn Jahre!) – und zu den Handelsbriefe zählen auch E-Mails. Die rechtsrelevanten E-Mails müssen im Original und mit sämtlichen Anhängen digital archiviert werden und zwar auch dann, wenn Ausdrucke angefertigt wurden.

Als "quick and dirty" wurde das neue Medium vor Jahren in den USA noch bezeichnet, weil die Benutzer einen lockeren Umgang mit der Sprache pflegten. Eine Untersuchung der amerikanischen Marktforschungsfirma "Osterman Research" zeigte, dass in 79 Prozent aller US-Firmen E-Mails für wichtige Geschäftsabläufe eingesetzt werden. Mit der Etablierung der neuen Technik setzte sich in der Geschäftswelt auch die Verbindlichkeit der E-Mail durch – auch im Rechtsfall. Denn der Gesetzgeber erkennt die digitale Kommunikation mittlerweile als beweisfähig an.

Dass diese Maßnahmen seitens des Gesetzgebers notwendig sind, zeigt die Studie von "Osterman Research" ebenfalls: Bereits jede vierte befragte Firma hatte Auseinandersetzungen mit Kunden oder Lieferanten wegen E-Mails. Dennoch verfügten nur 35 Prozent der Firmen über ein Archivierungssystem für die elektronischen Daten. Ein Grund für die mangelhafte Archivierung könnte die fehlende systematische Archivierung in der verbreiteten Mail-Software MS Outlook sein – oftmals ist eine eigene Archivierungs-Software erforderlich. Denn werden die E-Mails nicht vorschriftsmäßig archiviert, kann ein Bußgeld fällig werden.

Zur Zeit ist man damit allerdings noch in bester Gesellschaft: Erst im Dezember vergangenen Jahres mussten fünf Brokerfirmen, darunter Morgan Stanley, Goldman Sachs und Salomon Smith Barney, ein Bußgeld in Millionenhöhe zahlen. Dies berichtete das US-Wirtschaftsmagazin "Forbes". Zahlreiche Anbieter von Archivierungssoftware (Storage Tech , Legato Systems, IBM) warten mittlerweile mit Lösungen auf, die es ermöglichen, sofort und ohne Hilfe eines Administrators auf die Archive zuzugreifen. Die Zeiten, als E-Mails zurecht als "quick and dirty" galten, sind wohl endgültig vorbei.