Wer einen Dienstwagen sein Eigen nennt und ein Fahrtenbuch führen muss, sollte unbedingt auf die Formalien achten. Fahrtenbücher dürfen beispielsweise nicht als Loseblattsammlung geführt werden. Auch die Computer-Variante kann Nachteile haben.

Eine Excel-Datei als Fahrtenbuch etwa entspricht nicht dem Standard, urteilte der Bundesfinanzhof (BFH) in München (AZ: VI R 64/04). Damit das Finanzamt ein computergeführtes Fahrtenbuch steuerlich anerkennt, ist es notwendig, dass Eintragungen nachträglich nicht mehr verändert werden können. Wenn dies technisch möglich sein sollte, müssen die nachträglichen Änderungen in der Fahrtenbuchdatei dokumentiert werden. Diese vom BFH aufgestellten Anforderungen erfüllt eine Excel-Tabelle nicht.

Auch eine Loseblattsammlung ist kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Nach Ansicht des Gerichts wird aus dem Wort "Fahrtenbuch" die äußere Form deutlich erkennbar. Eine lose Beleg- oder Zettelsammlung genügt nicht. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch verlange eine "buchförmige äußere Gestalt". Am sichersten sind laut Fachverlag für Recht und Führung daher gekaufte Fahrtenbücher aus dem Schreibwarenhandel. Dabei sei es unwahrscheinlich, dass ein Finanzbeamter auf den Gedanken kommt, dass die einzelnen Blätter nachträglich ausgetauscht oder manipuliert sein könnten.

In einem weiteren Urteil (AZ VI R 27/05) stellte der BFH klar, dass das Fahrtenbuch zeitnah geführt werden muss, damit es steuerlich anerkannt wird. In dem verhandelten Fall hatte ein Leitender Angestellter sein Fahrtenbuch anhand von Notizzetteln nachträglich erstellt. Dies ging dem BFH eindeutig zu weit. Das Fahrtenbuch galt als nicht ordnungsgemäß geführt.

Am besten sollte das Fahrtenbuch samt dokumentenechtem Stift im jeweiligen Fahrzeug aufbewahrt werden. Fahrten können dann sofort nach deren Beendigung eintragen werden.