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Streitthema vermeiden Die Urlaubsplanung konfliktfrei regeln

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Fakt ist: Bereits bewilligten Urlaub müssen Beschäftigte antreten.

Immer wieder gibt es in Unternehmen Gerangel um die Urlaubsplanung. Corona hat auch dieses Thema nicht einfacher gemacht. Welche Regeln Beschäftigte kennen sollten.

Wer darf wann wegfahren und wie lange? Die Urlaubsplanung ist in vielen Betrieben Jahr für Jahr ein Streitthema. In Corona-Zeiten verschärft sich das Problem noch. Viele Arbeitnehmer wollen erst einmal abwarten, werden aber gezwungen, bereits bewilligte Urlaube auch anzutreten.

Anderswo waren Sonderschichten angesagt und bei manchen Beschäftigten häufen sich die Urlaubstage. Inzwischen drängeln Personalabteilung und Vorgesetzte nun, dass bitte alle ihre Urlaubsanträge einreichen - damit nichts verfällt. Gleichzeitig droht die Gefahr eines Urlaubsstaus. Aber welche Regeln gelten nun?

Bewilligter Urlaub muss angetreten werden

Fakt ist: Bereits bewilligten Urlaub müssen Beschäftigte antreten. Es gibt kein Recht, den Urlaub zurückzugeben, etwa, weil eine geplante Auslandsreise pandemiebedingt nicht stattfinden kann. "Zwar ist es nachvollziehbar, dass Arbeitnehmer ihren Urlaub unbeeinträchtigt von Corona antreten wollen, sie müssen aber die Belange des Betriebs berücksichtigen", sagt Roland Wolf, Experte für Arbeits- und Tarifrecht bei der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA) in Berlin.

Die fehlende Reisemöglichkeit ändert nichts am Erholungswert des Urlaubs. "Das Risiko, dass der Urlaub gestört wird, liegt auf Arbeitnehmerseite", erklärt Daniel Stach von der Verdi Bundesverwaltung.

In Sonderfällen kann Urlaub ins nächste Jahr übertragen werden

Im Regelfall sollte der Urlaub eines Arbeitnehmers bis zum Ende des Jahres beantragt, bewilligt und möglichst angetreten sein. Kann der Urlaub indes aus betrieblichen Gründen nicht angetreten werden - zum Beispiel, weil Sonderschichten anstehen - können Betroffene mit dem Arbeitgeber vereinbaren, dass sie den Urlaub auf das Folgejahr übertragen und bis zum 31. März nehmen.

"Angesichts der krisenbedingten Sondersituation ist es auch denkbar, den Übertragungszeitraum über den 31. März hinaus zu verlängern", so Stach von Verdi. Das könnte entsprechend in einer betrieblichen oder tarifvertraglichen Vereinbarung festgehalten sein.

Abstimmung harmonisieren: Für alle sichtbarer Urlaubsplan

Im Idealfall stimmen Beschäftigte zunächst untereinander und dann mit Vorgesetzten Urlaubszeiten ab. "Wichtig ist, offen miteinander zu kommunizieren", betont Wolf. Doch nicht immer läuft dies reibungslos, da nicht selten Urlaubswünsche mehrerer Beschäftigter miteinander kollidieren und aus betrieblichen Gründen nicht alle Wünsche umsetzbar sind.

Das führt zu Konflikten. "Die Abstimmung im Team kann harmonischer erfolgen, wenn es einen für das gesamte Team sichtbaren Urlaubsplan gibt", so Stach. Ein solcher Plan könnte die Abwesenheit einzelner Teammitarbeiter kalendarisch darstellen.

Beschäftigte mit Kindern haben Vorrang

Wenn Urlaubswünsche von mehreren kollidieren und aus betrieblichen Gründen nicht alle Wünsche umsetzbar sind, ist es Sache des Arbeitgebers, die berechtigten Interessen im Einzelfall abzuwägen. Gibt es auf diesem Weg keine Einigung, können sich Beschäftigte gegebenenfalls an den Betriebs- oder Personalrat wenden.

Ausschlaggebend bei der Entscheidung, wer wann Urlaub bekommt, sind meist soziale Gründe. Ein Kriterium ist etwa, ob ein Beschäftigter mit seinen schulpflichtigen Kindern verreisen will und dafür nur die Schulferien in Frage kommen. "In dem Fall kann es sein, dass der Kollege ohne schulpflichtige Kinder das Nachsehen hat", erklärt Stach.

Wie sehr braucht ein Mitarbeiter die Erholung?

Weitere Faktoren bei der Entscheidung, welcher Arbeitnehmer wann Urlaub bekommt, können etwa Rücksicht auf den Urlaub berufstätiger Lebenspartner, Alter und Betriebszugehörigkeit, erster Urlaub im Kalenderjahr oder Erholungsbedürftigkeit nach intensiver Arbeitsphase sein. "Besonders dem letzten Kriterium könnte durch Corona eine höhere Bedeutung zukommen", erklärt Stach.

Apropos Corona: "Gerade in Zeiten der Krise geht es nicht darum, dass Arbeitnehmer sich einseitig mit ihren Wünschen durchsetzen", betont Wolf. Vielmehr gehe es darum, den Betrieb in seiner Existenz zu unterstützen, damit er auch künftig noch Arbeitsplätze anbieten kann.

Urlaubstage auf dem Langzeitkonto ansparen

Urlaubstage können übrigens in einigen, aber nicht in allen Branchen in ein sogenanntes Zeitwertkonto umgewidmet werden. "Das geht allerdings nur bei dem sogenannten übergesetzlichen Urlaub", so Wolf. Hierbei handelt es sich um Urlaub, den der Arbeitgeber in einer Einzelvereinbarung, aufgrund von Betriebsvereinbarungen oder aufgrund von Tarifverträgen zusagt.

In ein solches Zeitwertkonto, das umgangssprachlich auch Langzeitkonto heißt, können Beschäftigte neben Arbeitszeit und Entgelt eben auch Urlaub einstellen, um diesen für eine spätere längere Freistellung - etwa zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses oder wegen eines Sabbaticals - zu nutzen.

Stress verhindern: Frühzeitige Planung und offene Kommunikation

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Streit gibt es zudem nicht selten darüber, wer an den sogenannten Brückentagen in ein verlängertes Wochenende gehen darf und wer nicht. "Hier bietet es sich an, die Brückentage über alle Arbeitnehmer gleichmäßig zu verteilen", erklärt Wolf.

Sind zwischen Weihnachten und Neujahr keine Betriebsferien angeordnet, können Beschäftigte abwechselnd freinehmen, damit jeder gleichmäßig in den Genuss von Urlaubs- und Feiertagen kommt. "In jedem Fall können eine frühzeitige Planung sowie eine offene Kommunikation im Team und mit den Vorgesetzten dazu beitragen, dass sich Kollegen wegen des Themas Urlaub nicht streiten müssen", so Wolf.

Quelle: ntv.de, Sabine Meuter, dpa