Ratgeber

Unterlagen sortieren Nur aufheben, was man wirklich braucht

schredder.jpg

Belege sollten nicht vorschnell entsorgt werden.

(Foto: picture alliance / dpa)

Die Tage werden langsam wieder länger, die Sonne scheint wieder öfter. Höchste Zeit für den Frühjahrsputz. Mit ein paar Tricks lässt sich auch ins Dokumentenchaos leicht Ordnung bringen.

Kontoauszüge, Vertragsunterlagen, Rechnungen - im Laufe der Zeit kann sich zu Hause eine Menge Papier ansammeln. Wer alles einfach auf einen Stapel wirft, verliert schnell den Überblick. "Man muss Unterlagen sofort finden", sagt Aufräumcoach Rita Schilke. "Ohne System geht das nicht", erklärt die Buchautorin. Denn im Notfall müssen sich auch andere schnell zurechtfinden.

Ein großer Stapel ist daher kein guter Aufbewahrungsort für Dokumente. Auch von Hängeregistern hält Schilke nicht viel. "Ich habe erlebt, dass dann viel zu viel aufgehoben wird und die Register überquellen und unübersichtlich sind." Besser aus ihrer Sicht: In Ordnern nach Themen sortieren.

Oberbegriffe verschaffen Übersicht

Aufräumcoach Barbara Immler rät, Oberbegriffe zu bilden, zum Beispiel Wohnung und Haus. Unterteilt werden kann dort dann in Rubriken wie Strom, Gas, Handwerkerrechnungen, Mietverträge und Versicherungen. Andere Oberbegriffe könnten Geldanlage, Zeugnisse und Beurteilungen, Familie, Auto, Hausinventar und private Anschaffungen sein.

Schon von außen sollte der Inhalt klar sein, rät Schilke. Entweder durch die Aufschrift oder die Farbe des Ordners. Auch was auf dem Computer gespeichert werde, solle gut beschriftet sein.

Alles zu scannen und digital aufzubewahren, hält sie ebenso wie Renate Daum von der Zeitschrift "Finanztest" nicht für die beste Lösung. Zum einen sei die gemischte Ablage mit weniger Aufwand verbunden, sagt Daum. Zum anderen sei noch unklar, welche Geräte in der Zukunft die heute verwendeten Formate lesen könnten.

Unbedingt aufheben: Heirats- und Sterbeurkunden

Unkompliziert ist da die Schatzkiste, die Schilke manchen Kunden empfiehlt. "Irgendwas hat man immer, was man gerne für immer aufbewahren möchte", sagt sie. "Entweder man sammelt das wirklich in einer Art Schatzkiste oder man legt einen Ordner "Erinnerungen" an. Ich würde aber wirklich nicht jeden Brief der Freundin aufheben, sondern das, was man immer bei sich haben möchte."

Manche Dokumente begleiten einen sogar sehr lange. Zum Beispiel die Geburtsurkunde, das Stammbuch, Heirats- und Scheidungsurkunden sowie die Sterbeurkunden von Verwandten. "Es kann zum Beispiel sein, dass man beim Tod der Mutter die Heiratsurkunde für die Erstellung der Sterbeurkunde und des Erbscheins vorlegen muss", erklärt Renate Daum. Unbegrenzt aufheben sollte man außerdem Abschlusszeugnisse, sagt sie: "Die braucht man für Bewerbungen und um gegebenenfalls für die Rente Ausbildungszeiten nachzuweisen."

Verheirateten rät sie außerdem, den Kontoauszug aufzubewahren, aus dem der Kontostand am Tag der Eheschließung hervorgeht. "Im Fall der Trennung kommt es beim Normalfall, der Zugewinngemeinschaft, darauf an, welches Vermögen ich in die Ehe eingebracht habe", sagt Daum. "Bei einer langjährigen Ehe hat die Bank darüber eventuell keine Nachweise mehr und ich kann nicht mehr nachweisen, was ich am Stichtag hatte."

Viele Ansprüche verjähren nach drei Jahren

Viele andere Unterlagen kann man dagegen nach drei Jahren mit gutem Gewissen entsorgen. Denn dann verjähren Ansprüche regelmäßig, erklärt die Verbraucherzentrale Rheinland-Pfalz. Gerechnet wird ab dem Ende des Kalenderjahres. So können Handwerker etwa die Zahlung für eine Rechnung aus dem Jahr 2017 ohne weiteres bis zum 31. Dezember 2020 geltend machen. Rechnungen sollten bis zum Ende dieser Verjährungsfrist aufbewahrt werden, raten die Verbraucherschützer.

Wer Kontoauszüge drei Jahre lang aufhebt, kann zudem nachweisen, dass Rechnungen rechtzeitig gezahlt wurden, so Daum. Viele Kassenbons kann man dagegen schnell entsorgen. Ausnahmen: "Was ich bei der Steuer absetzen will, muss ich aufheben. Zum Beispiel, wenn ich Freiberufler bin und etwas gekauft habe. Dann muss ich die Belege zehn Jahre lang vorlegen können", sagt Daum. "Kassenbons auf Thermopapier würde ich sicherheitshalber kopieren, weil sie mit der Zeit verblassen."

Aufheben könne man auch Kassenbelege teurer Produkte, für die die zweijährige Gewährleistungsfrist oder eine Garantie des Händlers noch läuft. Falls sie Schaden nehmen oder gestohlen werden, kann man so gegenüber der Hausratversicherung den Kauf nachweisen.

Tipp: Ordner hinten aufschlagen und aussortieren

"Als Faustregel gilt: Alles, was noch nicht abgeschlossen ist, sollte man aufheben", so Daum. Also etwa Versicherungsunterlagen oder den Mietvertrag, solange es noch gegenseitige Forderungen geben kann. "Normalerweise ist zum Beispiel die Nebenkostenabrechnung für das laufende Jahr noch offen." Damit die Unterlagensammlung daheim trotzdem nicht über den Kopf wächst, rät Daum, regelmäßig die Unterlagen durchzugehen.

Wer wie viele Menschen neue Dokumente oben in den Ordner legt, schlägt dafür den Ordner ganz hinten auf, empfiehlt Schilke. "Da sind meist ganz alte Sachen, die man sofort aussortieren kann. So kommt man in Schwung und ist motiviert, dranzubleiben und weiterzumachen." Statt "den ganzen Papierkram" auf einmal erledigen zu wollen und dann frustriert abzubrechen, setze man sich besser kleine Ziele und lege für sich einen Termin fest, an dem man den nächsten Teil angeht.

Bei der Gelegenheit kann man auch einen Notfallordner anlegen, falls noch nicht geschehen. "Das kann auch eine Tasche oder ein Koffer sein, Hauptsache, jeder findet und erkennt ihn schnell, wenn wirklich etwas passiert", sagt Schilke. Hinein gehören die Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht und Testament sowie eine Liste der Versicherungen, Bankkonten und wichtigen Verträge - "zum Beispiel hohe Kredite".

Quelle: ntv.de, Ann-Kristin Wenzel, dpa