Arbeiten auf dem heimischen Balkon statt im Büro, zu verschiedenen Zeiten statt im festgelegten Block - Home Office klingt für viele Berufstätige verlockend. Zumal die Wege ins Büro entfallen, was nicht nur Zeit, sondern auch Geld spart. Doch wer mit der Firma Heimarbeit vereinbart, sollte ein paar Dinge im Blick behalten.

Im vergangenen Februar schickte Yahoos Personalchefin Jackie Reses eine E-Mail über den Firmen-Verteiler, die nicht nur bei den Mitarbeitern für Diskussionen sorgte: "Zurück ins Büro", hieß es für alle Yahoo-Angestellten, die sich bislang ins Home Office zurückgezogen hatten. Es gebe Mit arbeiter, von denen wisse man gar nicht, was sie eigentlich machten, außerdem sei die persönliche Anwesenheit wichtig für die Kommunikation der Mitarbeiter, so die Begründung. Die Argumente lassen sich nachvollziehen: Tatsächlich lassen sich viele Sachen schneller und einfacher von Angesicht zu Angesicht klären als per Mail, tatsächlich ist es leichter, die Kontrolle über Mitarbeiter zu behalten, wenn sie im gleichen Gebäude sitzen.

Zeitgemäß erscheint die Entscheidung für die Präsenzpflicht dennoch nicht. Telearbeit war technisch nie so einfach umzusetzen wie heute und immer mehr Menschen legen auch Wert auf diese flexiblen Arbeitsmöglichkeiten.  Gerade erst hat Microsoft Deutschland beschlossen, dass Mitarbeiter künftig grundsätzlich selbst aussuchen können, wo sie arbeiten. Damit sollen die eigenen "Regelwerke den Lebenswirklichkeiten angepasst" werden. Für viele Mitarbeiter dürfte sich die Wahl allerdings gar nicht stellen: Microsoft macht nämlich auch drei seiner sechs Deutschland-Standorte dicht.

Heimarbeit ist gefragt

Damit wäre einer der größten Vorteile für die Unternehmen bereits genannt: Sie sparen Bürofläche und damit Miete, wenn die Mitarbeiter zu Hause am Schreibtisch sitzen. Arbeitnehmer hingegen schätzen die größeren Freiräume, die ihnen das Home Office im Vergleich zum starren Büro-Alltag bietet. Gerade Eltern mit kleinen Kindern eröffnet sich durch die Heimarbeit die Möglichkeit, Beruf und Familie unter einen Hut zu bringen. In einer Umfrage für den Software-Hersteller Teamviewer wünschten sich fast die Hälfte aller berufstätigen Frauen und 38 Prozent der Männer die Möglichkeit, auch von zu Hause aus zu arbeiten.

Im Wettbewerb um begehrte Mitarbeiter kann das Home Office ein Vorteil sein. Wer darauf Wert legt, sollte das Thema am besten schon im Vorstellungsgespräch ansprechen. Wenn der Arbeitgeber nicht mitspielt, lässt sich aber nichts machen. Denn anders als bei der Teilzeitarbeit gibt es keinen gesetzlichen Anspruch auf Arbeit von zu Hause aus. Nicht selten gibt es aber im Tarifvertrag oder in Betriebsvereinbarungen entsprechende Regelungen. Dort kann dann beispielsweise festgelegt sein, dass der Arbeitnehmer erst eine gewisse Zeit fest im Büro arbeiten muss, bevor er seinen Arbeitsplatz nach Hause verlagern darf.

Klare Regeln treffen

Solche tarif- oder betriebsgebundenen Vorgaben haben einen Vorteil: Sie schaffen von Vornherein klare Verhältnisse. Wer hingegen auf eigene Faust mit dem Arbeitgeber Heimarbeit vereinbart, muss die Einzelheiten selbst aushandeln. Dabei geht es nicht nur um die Frage, ob und wie oft der Arbeitnehmer im Büro auftauchen muss. Auch die Arbeitszeiten müssen geklärt werden: Können sich Nachteulen auch abends an den Rechner setzen, dürfen Frühaufsteher schon zur Mittagszeit Feierabend machen? Oder gilt auch im Home Office die Kernarbeitszeit? Gibt es Zeiten, zu denen man für Kollegen, Vorgesetzte oder Kunden erreichbar sein muss? Kommt es darauf an, eine bestimmte Stundenanzahl am Schreibtisch zu verbringen oder zählt allein das Ergebnis? Solche Fragen sind nicht nur für den Arbeitgeber wichtig, um den Überblick zu behalten. Auch Arbeitnehmer brauchen Strukturen, weil die Abgrenzung zwischen Beruflichem und Privatem im heimischen Arbeitszimmer viel schwieriger ist als im Büro.

Auch finanziell müssen Regelungen fürs Home Office getroffen werden: Stellt der Arbeitgeber ein Firmen-Laptop oder muss man den eigenen Rechner verwenden, sofern der überhaupt geeignet ist? Wer bezahlt den Internetzugang, wer die Telefonrechnung? Beteiligt sich die Firma gegebenenfalls an den Kosten für Geräte und Büroeinrichtung? Wenn Heimarbeit in der Betriebsvereinbarung vorgesehen ist, darf man das erwarten. Einen gesetzlichen Anspruch darauf hat man nicht, zumal man ja bei den Fahrtkosten spart.

Kosten, die nicht von der Firma übernommen werden, kann man aber immerhin von der Steuer absetzen. Dazu zählen auch anteilige Miet- und Stromkosten für das Arbeitszimmer. Wer mindestens drei Tage pro Woche von zu Hause aus arbeitet, kann in der Regel die volle Summe an den Fiskus weiterreichen. Unklar ist bislang noch, ob man auch die Kosten geltend machen kann, wenn man kein Büro zu Hause hat, sondern nur eine Arbeitsecke. Darüber muss der Bundesfinanzhof noch entscheiden.  

Mehr Freiraum, mehr Verantwortung

Für alle, die regelmäßig zu Hause arbeiten, ist ein eigenes Arbeitszimmer auf jeden Fall zu empfehlen – nicht nur, weil man am Küchentisch oder auf dem Sofa leichter abzulenken ist. Auch aus Gründen der Vertraulichkeit ist ein abschließbarer Schreibtisch von Vorteil, denn auch im Home Office besteht die Pflicht zum Schutz von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen. Aber was, wenn wichtige Unterlagen zu Hause verloren gehen? Was, wenn ein Virus den privat genutzten Firmen-Rechner infiziert? Wer sich auf Home-Office einlässt, haftet auch nach Feierabend. Auch dieses erweiterte Risiko sollte berücksichtigt werden.

Am Ende trägt aber immer noch der Chef die Verantwortung für den Heimarbeitsplatz. Er muss nicht nur sichergehen, dass die Vertraulichkeitspflichten eingehalten werden, sondern auch, dass die Arbeitsbedingungen stimmen. So ist arbeitsschutzrechtlich beispielsweise eine Mindestgröße für den Schreibtisch vorgesehen, auch ein höhenverstellbarer Bürostuhl muss vorhanden sein. Auch wenn die meisten Mitarbeiter zu Hause auf solche Vorschriften pfeifen und sitzen, wie sie wollen: Firmen können sich ein Besuchsrecht zusichern lassen, um die Einhaltung der Vorschriften in der Wohnung zu kontrollieren.

Überhaupt, die Kontrolle. Der Knackpunkt beim Home Office. Wie kann man als Chef sicher sein, dass die Mitarbeiter zu Hause wirklich arbeiten und nicht World of Warcraft spielen, das Facebook-Profil pflegen oder den Hund Gassi führen? Oder lieber an einem eigenen Start-Up basteln, wie es bei Yahoo vorgekommen sein soll? Eine gewisse Vertrauensbasis sollte schon vorhanden sein. Meist sind die Ängste aber unbegründet, Studien zeigen, dass Mitarbeiter zu Hause oft sogar produktiver sind als im Büro. Viele Firmen vereinbaren bestimmte Zeiten, in denen der Mitarbeiter erreichbar sein muss.  Wichtig ist es, immer in Kontakt zu bleiben, sei es durch regelmäßige Präsenztage, Telefonate oder Videokonferenzen.   

Nicht schleifen lassen

Mitarbeiter im Home Office tun wiederum gut daran, sich zu den Arbeitszeiten so zu verhalten, als wären sie im Büro. Zwar muss man sich nicht im Business-Kostüm an den Schreibtisch setzen, aber vollständig bekleidet sollte man schon sein. Mittags noch im Pyjama herumzulümmeln, ist der Konzentration eher abträglich. Bei Videokonferenzen sollte man ohnehin darauf achten, dass man selbst und das Umfeld in ordentlichem Zustand erscheinen.

Auch Hintergrundgeräusche – egal ob Radio, Hundebellen oder Waschmaschine – wirken am Telefon unprofessionell. Und auch wenn es verlockend ist, alle halbe Stunde zum Kühlschrank zu gehen, versucht man besser, solche Ablenkungen so gut wie möglich zu vermeiden. Das ist auch versicherungstechnisch von Vorteil: Am Arbeitsplatz, wo der Weg zur Toilette oder zur Kantine über die gesetzliche Unfallversicherung abgedeckt. Im Home Office ist man dagegen nur dann versichert, wenn man auch gerade arbeitet.