Arbeitgeber machen ihren Beschäftigten oft Vorgaben bei der Signatur der E-Mails. Und diese müssen sich in der Regel daran halten. Das hat einen praktischen Grund.

Vor- und Nachname, Adresse und Handelsregistereintrag: Viele Arbeitgeber machen ihren Angestellten Vorgaben, wie die Signatur der E-Mails auszusehen hat. Warum eigentlich? Und muss ich mich daran halten?

Hinter den Vorgaben steckt meistens erst einmal ein praktischer Grund, sagt Peter Meyer, Fachanwalt für Arbeitsrecht und Mitglied der Arbeitsgemeinschaft Arbeitsrecht im Deutschen Anwaltverein. "Unternehmen wollen einen einheitlichen und unverwechselbaren Außenauftritt. Außerdem stellt man so klar, dass das eine autorisierte Mail von genau diesem Unternehmen ist - und wer da spricht." Außerdem gibt es gesetzliche Vorgaben für Unternehmen für die Signatur.

Arbeitnehmer müssen sich in der Regel daran halten. Denn solche Vorgaben zur Korrespondenz sind Arbeitsleitlinien. Deren Inhalte bestimmt der Arbeitgeber, erklärt Meyer. Das gilt nicht nur für E-Mails, sondern auch für Brief-Korrespondenz oder für das Telefon: Der Arbeitgeber kann zum Beispiel vorschreiben, wie sich Arbeitnehmer bei Anrufen genau melden müssen.

Das heißt auch: Wenn der Chef vorgibt, dass Arbeitnehmer ihren Vor- und Nachnamen unter jede E-Mail schreiben müssen und die dienstliche Mail-Adresse beides enthält, ist die Vorgabe für Arbeitnehmer verbindlich. "Ausnahmen können sein, wenn die Arbeitnehmer in sicherheitsempfindlichen Bereichen tätig sind oder durch die Nennung des Vor- und Nachnamens konkret gefährdet werden können", sagt Meyer. "Dann kann im Einzelfall der Schutz der Persönlichkeitsrechte vorgehen."

Stilistisch unterscheidet sich die E-Mail grundsätzlich nicht vom Brief. Am Anfang braucht es immer eine Anrede und die lautet stets "Sehr geehrte/r". Erst wenn man mehrfach hin und her mailt, dürfe man die Begrüßung weglassen. "Hallo" ist möglich, wenn Geschäftsleute untereinander einen weniger förmlichen Umgangston pflegen wollen.

Die offizielle Verabschiedung ist immer noch "Mit freundlichen Grüßen". Wenn man sich näher kennt oder es mehrmals hin und her geht, könnten daraus auch "freundliche" oder "beste" Grüße werden, bei der fünften Mail auch nur "Gruß". "Liebe Grüße" benutze man im Geschäftsleben hingegen nicht.