Der Vermieter fordert eine üppige Heizkostennachzahlung, obwohl die Thermostate kaum aufgedreht waren? Gut möglich, dass bei der Abrechnung etwas schiefgelaufen ist. Manchmal muss man bei der Fehlersuche aber schon früher ansetzen.

Der Schock sitzt, wenn der Vermieter ein paar Hundert Euro Heizkosten erstattet haben will. Für die Meisten ein Grund, sich die Zahlen etwas genauer anzusehen. Mit Recht. Mieterverbände monieren seit Jahren, jede zweite Heizkostenabrechnung sei falsch. Eine Studie der Verbraucherzentrale Rheinland-Pfalz aus dem Jahr 2011 bestätigt dieses Bild. Nun müssen die Abrechnungen so gestaltet sein, dass man sie auch als Laie versteht. Trotzdem handelt es sich um eher sperrige Lektüre. Ob die eigenen Heizkosten angemessen sind, erfährt man daraus nicht. Wenn die Forderung zu hoch erscheint, muss man nach Fehlern suchen, doch nicht alle sind offensichtlich.

Grundsätzlich gibt es zwei große Bereiche, bei denen etwas schieflaufen kann: zum einen bei der Installation und bei der Ablesung der Heizkostenerfasser. Und zum anderen bei der Berechnung der Heizkosten für die einzelnen Parteien. Solche formalen Mängel lassen sich meist noch leichter erkennen. Fehler bei der Verbrauchsermittlung kann dagegen oft nur ein Gutachter entlarven.

Warum wird nicht nur nach Verbrauch abgerechnet?

Bei Gasetagenheizungen kennt man keine Abrechnungsprobleme. Jeder hat eine eigene Heizanlage in der Wohnung und zahlt, was er tatsächlich verbraucht. Bei zentralen Heizungssystemen ist die Sache etwas komplizierter. Hier spaltet sich die Abrechnung in die Grundkosten der Heizanlage und die individuellen Verbrauchskosten. Letztere müssen mindestens 50 und dürfen höchstens 70 Prozent ausmachen.

Warum nicht mehr? Ganz einfach, weil ein gewisser Teil der Heizkosten allein schon dadurch verursacht wird, dass die Heizanlage überhaupt in Betrieb ist. Sie entstehen auch dann, wenn niemand heizt. In Ausnahmefällen kann der Verbrauchsanteil auch höher angesetzt werden. Nur in einem Zweifamilienhaus, das zum einen Teil vom Vermieter selbst bewohnt wird, darf komplett über Fläche abgerechnet werden.

Welche Probleme gibt es bei der Berechnung?

Leicht zu erkennen sind Fehler beim Abrechnungszeitraum. Im Regelfall sollte der zwölf Monate umfassen und nahtlos an die letzte Abrechnung anschließen. Dann lässt sich das Ergebnis auch leicht mit dem des Vorjahres vergleichen. Hat der Mieter im Laufe des Jahres gewechselt, findet normalerweise eine Zwischenablesung statt, das macht den Vergleich dann etwas komplizierter. Auch bei einem neuen Eigentümer kann es getrennte Abrechnungen geben. Zusätzliche Abrechnungskosten dürfen dem Mieter in diesem Fall aber nicht berechnet werden.

In der Kostenaufstellung müssen die Brennstoffkosten und die Heizungsnebenkosten aufgeführt werden. Wie genau, das hängt von der Heizungsart ab. Besonders fehleranfällig ist die Aufstellung bei Ölheizungen. Hier dürfen die einzelnen Lieferungen nicht einfach verteilt werden, die Hausverwaltung muss anhand eines vorgeschriebenen Verfahrens den tatsächlichen Verbrauch ermitteln. Auch bei Gas und Fernwärme müssen die im Abrechnungszeitraum tatsächlich verbrauchten Mengen und die dazugehörigen Preise beziffert werden. Falls eine der beiden Angaben fehlt, ist die Abrechnung ungültig. Dann sollte man nachhaken. Schickt der Vermieter keine korrigierte Version, ist man fein raus: Dann muss man nämlich gar nichts bezahlen.

Stehen im Haus eine oder mehrere Wohnungen leer, sollte man einen Blick auf den Verteilschlüssel werfen. Den Heizkostenanteil für die unbewohnte Wohnung muss der Vermieter selbst tragen und darf ihn nicht auf die übrigen Mieter umlegen. Auch dann nicht, wenn in den leerstehenden Flächen überhaupt keine Heizkörper mehr montiert sind, etwa weil das Haus demnächst modernisiert werden soll.

Zum reinen Energieverbrauch kommen noch diverse Nebenkosten für den Betrieb der Heizungsanlage. Viele davon kann der Vermieter weiterreichen. Etwa die Kosten für Strom für die Umwälzpumpe, die jährliche Immissionsschutzmessung, alle paar Jahre eine Tankreinigung, die Gebühren für die Ablesung und Abrechnung oder die Legionellenprüfung. Auch die Wartung zahlen die Mieter, Reparaturen muss allerdings der Vermieter selbst tragen. Um sicher zu gehen, dass Reparaturen nicht als Wartung abgerechnet werden, sollte man die Preise des letzten Jahres vergleichen und gegebenenfalls die Rechnungen beim Vermieter einsehen.    

Fehler bei der Messung

Formal ist alles korrekt, aber der angegebene Verbrauch scheint dennoch viel zu hoch? Dann könnte der Fehler bei der Verbrauchsermittlung liegen. Meistens messen sogenannte Heizkostenverteiler. Gängig ist der Verdunstungsmesser, ein mit Flüssigkeit gefülltes Röhrchen, das in einem Kästchen auf der Heizkörperfläche befestigt wird. Der Name sagt es schon: Je mehr geheizt wird, desto mehr Flüssigkeit verdunstet. Daneben haben sich elektronische Heizkostenverteiler etabliert, sie sitzen ebenfalls auf dem Heizkörper und lassen sich auch per Funk auslesen. Elektronische Geräte sind weniger fehleranfällig als Verdunstungsmesser.

Für Fußbodenheizungen oder Lufterhitzer funktionieren beide Varianten nicht, für sie gibt es sogenannte Wärmemengenzähler, die den Volumenstrom des Heizwassers messen. Das funktioniert zwar sehr präzise, ist aber auch teuer und rechnet sich für normale Heizungen häufig nicht.

Arbeit unter Zeitdruck

Die Heizkostenverteiler – egal, ob Verdunster oder elektronisch - zeigen keine physikalischen Messwerte an. Stattdessen wird der Verbrauch aus den jeweiligen Anzeigen berechnet, wobei es auf die Wärmeleistung des Heizkörpers und auf den Montagepunkt des Geräts ankommt. Wird bei der Einstufung geschlampt, bekommen das die Mieter zu spüren. "Nicht selten werden die Umrechnungsfaktoren fehlerhaft ermittelt. Das erklärt dann, dass die Verbrauchseinheiten nahezu explodieren", berichtet Andreas Ehret. Der Sachverständige aus dem baden-württembergischen Ketsch macht den hohen Kosten- und Zeitdruck in der Branche für die Fehler verantwortlich. "Einige Abrechnungsdienstleister lagern die Montagearbeiten auf Subunternehmer aus. Die Aufgaben der Monteure sind oft anspruchsvoll doch sie werden gering und nach Stückzahl bezahlt", sagt Ehret. So hätten die Mitarbeiter kaum die nötigen fünf bis zehn Minuten, um die Geräte anhand einer Heizkörperdatenbank mit tausenden Modellen richtig einzustufen. Für einen falsch klassifizierten Heizkörper lässt sich aber auch kein richtiger Verbrauch ermitteln. "Im Einzelfall", so Ehret, "zahlt man ein paar hundert Euro mehr als nötig".

Wenn man den Verdacht hegt, dass bei der Abrechnung etwas schiefgelaufen ist, sucht man am besten den Kontakt mit den Nachbarn. Oft sind die Heizkörper in deren Wohnung baugleich. Dann  sollte man kontrollieren, ob auf der Verbrauchsaufstellung in der Heizkostenabrechnung  die gleichen Faktoren eingetragen sind. Wenn nicht, hat man den Fehler womöglich schon gefunden.  

Vielleicht ist aber auch bei der Ablesung etwas schiefgegangen. Auch hier wird oft unter Stress gearbeitet, Zahlendreher und dergleichen sind keine Seltenheit. Viele Geräte können auch per Funk ausgelesen werden, dann muss niemand in die Wohnung kommen. Das ist bequem für beide Seiten, allerdings nur, wenn die Daten auch komplett übertragen werden. Und das ist nach Ehrets Erfahrung nicht immer der Fall, denn ausgereift sei die Technik noch nicht: "Fehlende Zählerstände werden dann meistens einfach geschätzt". Gut, wenn man den Zählerstand selbst dokumentiert hat. Innerhalb eines Monats müssen die Mieter über die abgelesenen Zahlen informiert werden. Wenn nicht, sollte man nachhaken.

Wenn der Verteiler falsche Zahlen liefert

Eine dritte Möglichkeit, wenn die Abrechnung zu hoch erscheint: Der Heizkostenverteiler ist falsch angebracht. An unterschiedlichen Punkten der Heizung werden auch unterschiedliche Werte gemessen, deshalb gibt es festgelegte Montagepunkte. Manchmal sitzen die Geräte dennoch ganz woanders, berichtet der Sachverständige: "In einer Messie-Wohnung beispielsweise kommt man womöglich gar nicht an die richtige Montagestelle heran. Wird trotzdem ein Gerät installiert, sind die Messwerte fehlerhaft, sagt Ehret. "Auch bei einem Mieterwechsel bleibt der Verteiler wahrscheinlich, wo er ist. Und der neue Mieter zahlt dann mehr, als er müsste."

Manchmal sind die Bewohner aber auch selbst schuld, wenn der Verteiler falsche Werte liefert. Dann etwa, wenn sie das Kästchen durch Gardinen oder Möbelstücke abdecken oder häufig Wäsche über der Heizung trocknen. Dann entsteht Wärmestau und der beeinflusst den Verteiler. Fazit: Damit ein Verteiler richtig installiert und bewertet werden kann, müssen die Heizkörper bei der Montage frei zugänglich sein und den Monteuren die Zeit und Ruhe gegeben werden, die sie benötigen. 

Abrechnung prüfen lassen

Mögliche Fehlerquellen gibt es also reichlich und wer die Gründe für hohe Heizkosten sucht, muss ein gutes Stück Detektivarbeit leisten. Die formale Überprüfung der Abrechnung übernehmen neben Sachverständigen beispielsweise die örtlichen Verbraucherzentralen für 30 bis 40 Euro, Mietervereine beraten ihre Mitglieder kostenlos. Anbieter wie Yourxpert.de oder Mineko.de bieten den Rechnungs-Check für 40 bis 94 Euro online an und liefern gegebenenfalls auch gleich den Widerspruchsbrief an den Vermieter mit.

Kommt auch die Technik als Fehlerquelle infrage, wendet man sich am besten an einen Sachverständigen. Der kann neben der Abrechnung auch die Messtechnik vor Ort überprüfen. Ein Abrechnungsgutachten kostet um die 60 Euro, die Kosten für einen Ortstermin liegen etwas darüber. Wenn sich tatsächlich Fehler finden, ist das Geld gut angelegt. Abrechnungsfehler können auch mal vierstellige Summen kosten und mit dem Gutachten in der Hand werden Mieter erfahrungsgemäß ernster genommen.

Zwölf Monate hat der Vermieter, um die Abrechnung zu erstellen. Liegt sie bis dahin nicht vor, kann er auch keine Forderungen mehr geltend machen. Das Gleiche gilt übrigens, wenn Fehler in dieser Zeit nicht korrigiert werden. Dann ist die Abrechnung unwirksam. Wenn das Jahr inzwischen abgelaufen ist, hilft es auch nichts, eine neue Fassung hinterherzuschicken.

Die Nachzahlung wird normalerweise innerhalb von vier Wochen fällig. Bis dahin sollten Mieter also prüfen, ob die Forderung berechtigt ist. Für einen Widerspruch hat man aber noch länger Zeit, nämlich ebenfalls zwölf Monate. Auch wenn man schon gezahlt hat, kann man sich das Geld gegebenenfalls zurückholen.