Das Telefon klingelt Sturm, auf dem Bildschirm erscheint das Fenster "Sie haben Post", und ein Kollege möchte etwas Wichtiges besprechen. Wer da nicht in Stress gerät, ist hart im Nehmen - oder ein Multitasking-Genie.

"Viele Dinge parallel zu tun, kostet Kraft, verursacht Stress und ist eigentlich gegen unsere Natur", meint der Business-Coach Karsten Noack aus Berlin. Bestimmte Multitasking-Vorgänge kann man trainieren, bei allen anderen Aufgaben sollte man Prioritäten setzen.

Der Begriff Multitasking kommt ursprünglich aus dem Computer-Bereich und beschreibt die Fähigkeit eines Betriebssystems, mehrere Aufgaben gleichzeitig auszuführen. Das menschliche Gehirn hingegen ist nur bei der Kombination bestimmter Aktionen multitasking-fähig. "Einfache Informationen können gleichzeitig wahrgenommen werden", erklärt Prof. Torsten Schubert, Neurowissenschaftler an der Ludwig-Maximilian-Universität München. "Entscheidungen können hingegen nicht gleichzeitig gefällt werden."

So fällt es leicht zu telefonieren und nebenher Gegenstände über die Augen wahrzunehmen. Auch Sprechen und Routinetätigkeiten wie Abwaschen gehen gleichzeitig. "Sitzt man jedoch im Auto und überlegt, ob man nach links oder rechts abbiegen muss, und soll gleichzeitig über ein Fußballspiel diskutieren, geht das nicht", sagt Schubert. Das Nachdenken über das Fußballspiel wird für einen kurzen Moment gestoppt und die Richtungs-Entscheidung zuerst bearbeitet.

Das Gehirn schaltet zwischen den verschiedenen Aufgaben hin und her. "Wer die Wahl hat, sollte ständige Unterbrechungen am Arbeitsplatz vermeiden", sagt Prof. Schubert und empfiehlt, die Tätigkeiten nacheinander abzuarbeiten. "Die Pop-Ups auf dem Bildschirm kann man ausschalten und dem Kollegen ruhig sagen, dass man belegt ist", rät auch Prof. Friedhelm Nachreiner, Arbeits- und Organisationspsychologe an der Universität Oldenburg.

Bei einfachen Aufgaben helfe es, eine gewisse Routine zu entwickeln. Dann könne man leichter auf weitere Aufgaben umschalten. Komplexe Arbeitsabläufe hingegen gilt es zu strukturieren und in eine Rangordnung zu bringen: "Wichtige Dinge, die die Aufmerksamkeit komplett erfordern, sollte man in der Reihenfolge der Wichtigkeit nacheinander erledigen, ohne sich ablenken zu lassen", sagt Prof. Nachreiner.

Auch Business-Coach Karsten Noack empfiehlt, konsequent Prioritäten zu setzen und feste Abläufe zu planen: So sollte man zu festen Zeiten, zum Beispiel nur morgens oder nachmittags, seine E-Mails abarbeiten. Dann stören die nicht alle fünf Minuten den Arbeitsfluss. Auch könne man sich einen festen Zeitblock für Telefongespräche reservieren: "Das hat den Vorteil, dass man sich schon warm gequatscht hat und es weniger Energie verbraucht."

Arbeitsabläufe in die richtige Reihenfolge zu bringen, ist auch eine Frage der Wahrnehmung: "Gerade in Führungspositionen, in denen viele Dinge koordiniert werden müssen, gilt es, den Weitblick nicht zu verlieren", sagt George Pennington, Multitasking-Trainer aus Polling bei München. Kleine Übungen könnten die Wahrnehmung schulen: "Zählen Sie während normaler Alltagstätigkeiten, beispielsweise beim Spazieren, ihre Atemzüge", sagt Pennington - nicht endlos allerdings, sondern von eins bis elf und dann wieder von vorn.

Das schnelle Umschalten zwischen verschiedenen Aufgaben lässt sich durchaus üben. Prof. Schubert empfiehlt, Sudokus oder Kreuzworträtsel unter Zeitdruck zu lösen oder zum Beispiel in einer halben Minute so viele Säugetiere wie möglich aufzuzählen. Auch das Spielen von Action-Videospielen kann eine Möglichkeit sein, die Multitasking-Fähigkeit zu trainieren. "Es gibt Befunde, die zeigen, dass junge Erwachsene, die schnelle Videospiele spielen, Aufmerksamkeitswechsel schneller vollziehen können als jene, die langsame Spiele spielen", erläutert Prof. Torsten Schubert von der Ludwig-Maximilian-Universität München.